Guide d'utilisation PayFlow

2À propos de PayFlow

Qu'est-ce que PayFlow ?

PayFlow est un logiciel de paie et de gestion des employés, utilisable dans un navigateur Internet, sans installation. Il calcule les salaires selon les règles du pays de votre entreprise, contrôle les anomalies avant validation et produit les bulletins de paie.

À qui s'adresse-t-il ?

• aux employeurs : PME, écoles, commerces, restaurants, associations, ONG… ;
• aux responsables RH et gestionnaires de paie qui préparent la paie chaque mois ;
• aux comptables et cabinets comptables qui suivent une ou plusieurs sociétés.

Une seule personne peut mener toute la paie du mois, de la préparation à la validation. Aucun intervenant supplémentaire n'est exigé.

Ce que PayFlow vous permet de faire

• enregistrer vos salariés : contrat, poste, salaire de base, situation de famille, coordonnées de paiement ;
• préparer la paie du mois : primes, indemnités, heures supplémentaires, absences, avances… ;
• calculer automatiquement cotisations, impôts, net à payer et charges patronales ;
• repérer les anomalies avant de valider ;
• valider la paie et obtenir les bulletins de paie en PDF ;
• préparer le lot de paiement des salaires (fichiers à déposer auprès de votre banque ou de votre opérateur de mobile money) ;
• suivre les échéances sociales et fiscales et télécharger les fichiers de déclaration disponibles pour votre pays ;
• consulter vos rapports : masse salariale, livre de paie, charges ;
• délivrer des attestations de travail et d'autres pièces du dossier salarié.

La conformité par pays

Chaque entreprise est rattachée à un pays : le Burkina Faso, la Côte d'Ivoire ou le Mali. PayFlow applique le barème de ce pays : taux de cotisation, barème d'impôt, abattements, plafonds. Vous n'avez pas à saisir ces règles vous-même.

• Le barème appliqué et sa version sont affichés sur l'Accueil (« Barème appliqué ») et imprimés sur chaque bulletin.
• Lorsqu'un barème est marqué (provisoire), il est en service mais certaines règles restent en cours de confirmation par PayFlow.
• Les seules valeurs réglementaires propres à votre entreprise sont celles qui vous ont été notifiées : par exemple votre taux d'accidents du travail. Vous les renseignez dans les Paramètres (chapitre 20).

Quelques notions

3Avant de commencer

Ce qu'il vous faut

• Un ordinateur avec un navigateur Internet récent et à jour. La préparation de la paie est plus confortable sur un grand écran. Un téléphone suffit pour consulter l'Accueil, la paie, les employés et les documents.
• Une connexion Internet stable.
• Une adresse e-mail que vous consultez régulièrement, de préférence professionnelle. Elle sert d'identifiant, et PayFlow y envoie les messages importants : confirmation d'adresse, réinitialisation du mot de passe, notifications de sécurité. Ces messages partent de gestion@payflow.expert : ajoutez cette adresse à vos contacts pour éviter qu'ils ne tombent dans les indésirables.

Les informations de l'entreprise à préparer

• nom de la société, tel qu'il doit figurer sur les bulletins ;
• pays ;
• forme juridique ;
• identifiant fiscal (IFU ou numéro de compte contribuable) ;
• numéro employeur auprès de la caisse de sécurité sociale (CNSS, CNPS ou INPS) ;
• numéro du registre du commerce (RCCM) ;
• adresse, ville, téléphone, adresse e-mail ;
• logo (une image ou une photo, même lourde : PayFlow la réduit avant l'envoi), si vous souhaitez le voir sur vos bulletins ;
• votre taux d'accidents du travail tel qu'il vous a été notifié par la caisse ;
• au Mali : si votre entreprise est assujettie ou non à la contribution forfaitaire à la charge de l'employeur (CFE).

Les informations des employés à préparer

Pour chaque salarié :

• matricule (votre référence interne, unique) ;
• nom et prénom ;
• date d'embauche ;
• poste ;
• type de contrat (CDI, CDD, stage) ;
• salaire de base mensuel, en francs CFA entiers ;
• situation matrimoniale et nombre d'enfants à charge ;
• au Mali : la situation familiale au 1er janvier de l'année ;
• si vous voulez préparer les paiements avec PayFlow : le mode de paiement (mobile money ou virement), l'opérateur ou la banque, le titulaire et le numéro du compte.

Et pour chaque mois : les primes, heures supplémentaires, absences non payées, avances et autres éléments variables.

Liste de vérification

• ☐ Informations de la société (nom, forme juridique, identifiants)
• ☐ Coordonnées (adresse, ville, téléphone, e-mail)
• ☐ Pays
• ☐ Liste des employés (matricule, nom, date d'embauche, poste, contrat)
• ☐ Salaires de base
• ☐ Informations fiscales et sociales (taux d'accidents du travail notifié, situation de famille des salariés, et au Mali : CFE et situation au 1er janvier)
• ☐ Coordonnées de paiement des salariés, si vous préparez vos paiements dans PayFlow

4Créer son compte et se connecter

Vous pouvez créer votre compte depuis le site payflow.expert ou depuis l'application. Dans les deux cas, votre entreprise est créée automatiquement à votre première connexion, à partir des informations saisies à l'inscription.

4.1 S'inscrire depuis le site

1. Allez sur https://payflow.expert/ et cliquez sur « Créer mon compte ».
2. Remplissez le formulaire :
   • « Prénom » et « Nom » ;
   • « Pays » : Burkina Faso, Côte d'Ivoire ou Mali ;
   • « Nom de votre société » ;
   • « Adresse e-mail » : c'est avec elle que vous vous connecterez ;
   • « Nombre de salariés » : la formule correspondant à votre effectif s'affiche.
3. Envoyez le formulaire. Le message « Votre demande est enregistrée. Choisissez votre mot de passe pour ouvrir votre espace. » s'affiche.
4. Cliquez sur « Ouvrir mon espace → ». L'application s'ouvre sur « Choisissez votre mot de passe », avec votre adresse déjà remplie.
5. Choisissez un mot de passe d'au moins huit caractères, puis validez.
6. Confirmez votre adresse depuis l'e-mail reçu (section 4.3), puis connectez-vous.

4.2 S'inscrire depuis l'application

1. Ouvrez https://payflow.expert/app/. L'écran « Bienvenue » s'affiche.
2. En bas, cliquez sur « Créer un compte ». L'écran « Créer votre compte » s'ouvre.
3. Remplissez :
   • « Prénom », « Nom » ;
   • « Pays » ;
   • « Nom de votre société » : tel qu'il figurera sur les bulletins de paie ;
   • « Adresse e-mail » ;
   • « Nombre de salariés » : entre 1 et 500 ;
   • « Mot de passe » : huit caractères au minimum.
4. Cliquez sur « Créer mon compte ».
5. Vous revenez à l'écran de connexion avec le message « Votre compte est créé. Confirmez votre adresse depuis l'e-mail envoyé à … , puis connectez-vous. »

4.3 Confirmer votre adresse e-mail

La confirmation est obligatoire : elle prouve que l'adresse vous appartient.

1. Ouvrez l'e-mail « Confirmez votre adresse pour ouvrir votre espace PayFlow ».
2. Cliquez sur « Confirmer mon adresse ».
3. Revenez à l'application et connectez-vous avec votre adresse et votre mot de passe.

4.4 Se connecter

1. Ouvrez https://payflow.expert/app/.
2. Saisissez votre « Adresse e-mail » et votre « Mot de passe ».
3. Laissez cochée « Se souvenir de moi » sur votre ordinateur personnel. Décochez-la sur un ordinateur partagé : la session ne durera alors que le temps de l'onglet.
4. Cliquez sur « Se connecter ».

4.5 Se connecter avec Google

1. Sur l'écran « Bienvenue », cliquez sur « Continuer avec Google ».
2. Choisissez le compte Google qui porte la même adresse que votre inscription.
3. Vous revenez dans PayFlow, connecté.

4.6 Messages que vous pouvez rencontrer

4.7 Situations particulières

5Mot de passe oublié

Si vous avez oublié votre mot de passe, choisissez-en un nouveau en quelques minutes.

1. Sur l'écran « Bienvenue », saisissez votre « Adresse e-mail », puis cliquez sur « Mot de passe oublié ? ».
   • Si le champ est vide, PayFlow vous demande d'abord de saisir votre adresse.
2. Le message « Si un compte existe pour … , un lien de réinitialisation vient d'y être envoyé. » s'affiche. Par sécurité, ce message est le même que l'adresse ait un compte ou non.
3. Ouvrez l'e-mail « Choisissez un nouveau mot de passe PayFlow », puis cliquez sur « Choisir un nouveau mot de passe ». Le lien fonctionne sur n'importe quel appareil : vous pouvez faire la demande sur votre ordinateur et ouvrir le lien sur votre téléphone.
4. L'écran « Choisir un nouveau mot de passe » s'ouvre, avec le message « Votre lien est valide ».
5. Saisissez le « Nouveau mot de passe » (huit caractères au minimum), puis retapez-le dans « Confirmez le nouveau mot de passe ». Cliquez sur « Enregistrer le nouveau mot de passe ».
6. L'écran « Mot de passe modifié » confirme l'enregistrement. Cliquez sur « Continuer vers mon espace » : vous êtes connecté. À votre prochaine connexion, utilisez le nouveau mot de passe.

Messages possibles

Après chaque changement de mot de passe, PayFlow vous envoie l'e-mail « Votre mot de passe PayFlow a été modifié ». Si vous n'êtes pas à l'origine de ce changement, suivez le chapitre 23.

6Première connexion et création de l'entreprise

Dans PayFlow, votre entreprise est créée à partir de votre inscription : aucun formulaire supplémentaire ne vous est demandé après la connexion.

Pas à pas

1. Inscrivez-vous, depuis le site ou l'application (chapitre 4). Vous indiquez le nom de votre société, son pays et votre effectif.
2. Confirmez votre adresse e-mail depuis l'e-mail reçu.
3. Connectez-vous. Pendant un court instant, « Chargement… » s'affiche : PayFlow crée votre espace.
4. Votre espace est ouvert :
   • votre société porte le nom saisi à l'inscription ;
   • elle est rattachée au pays choisi, et c'est le barème de ce pays qui s'appliquera ;
   • vous en êtes le Propriétaire d'entreprise : vous avez tous les droits ;
   • la période d'essai commence (chapitre 20.6).
5. L'Accueil s'ouvre, avec le bloc « Obtenir votre première paie officielle » et ses cinq étapes :
   1. « Ajouter le premier salarié » ;
   2. « Ouvrir le mois de paie » ;
   3. « Lancer le premier calcul » ;
   4. « Produire le premier bulletin officiel » ;
   5. « Activer l'abonnement ».
6. Avant votre première paie, complétez l'identité de votre société : Paramètres › « Identité de la société » (chapitre 20.1). Sans ces informations, vos bulletins ne portent que le nom de la société.

Ce qui se passe selon votre situation

Autres messages possibles sur l'écran « Ouvrir votre espace » :

• l'adresse a déjà servi à ouvrir un espace avec un autre compte : connectez-vous avec cet autre compte (Google ou mot de passe), ou écrivez au support ;
• l'adresse n'est pas encore confirmée : ouvrez le lien de l'e-mail de confirmation, puis cliquez sur « Me reconnecter » ;
• « Votre espace n'a pas pu être ouvert pour le moment. Réessayez dans un instant. » : cliquez sur « Réessayer ». Si le message persiste, écrivez au support. Ce message s'affiche aussi quand votre compte a déjà ouvert une société en libre-service : une seconde société se demande au support.

7Découvrir l'interface

7.1 L'organisation de l'écran

Sur ordinateur, l'écran se compose de trois zones :

• la barre latérale, à gauche : les six espaces de PayFlow ;
• la barre du haut :
  • le nom de la société et votre rôle, par exemple « Boulangerie Exemple · Propriétaire d'entreprise » ;
  • le bouton « Changer de société » ;
  • le bouton qui fait passer l'affichage en clair ou en sombre ;
  • le bouton « Se déconnecter » ;
• la barre des onglets, sous le titre, quand l'espace en contient plusieurs.

7.2 Les six espaces

7.3 Ce que vous voyez dépend de votre rôle

Trois rôles peuvent être attribués aujourd'hui dans une société :

7.4 Sur téléphone

Sur un téléphone, la barre latérale laisse place à une barre en bas de l'écran. Elle contient jusqu'à quatre espaces, dans cet ordre : Accueil, Paie, Employés, Documents, selon votre rôle.

Le bouton « Plus » ouvre une feuille avec :

• les espaces Rapports et Paramètres ;
• « Changer de société » ;
• le passage en clair ou en sombre ;
• « Se déconnecter ».

7.5 Plusieurs sociétés

Si votre compte a accès à plusieurs sociétés (cabinet comptable, groupe…) :

• à la connexion, l'écran « Choisir une société » s'affiche, avec la mention « Vous agissez dans une seule société à la fois » ;
• chaque ligne indique le pays, le nom de la société et votre rôle ;
• à tout moment, « Changer de société », dans la barre du haut, vous ramène à ce choix ;
• l'onglet « Mes entreprises » de l'Accueil (page « Portefeuille clients ») présente vos sociétés sous forme de cartes : « Société active » ou « Disponible », votre profil, et le bouton « Ouvrir ce dossier » (« Dossier ouvert » sur la société active). Un gestionnaire de paie qui a accès à plusieurs sociétés trouve dans l'Accueil ce seul onglet.

8L'Accueil

L'Accueil (« Aujourd'hui ») est le tableau de bord du Propriétaire d'entreprise et de l'Auditeur. Le gestionnaire de paie arrive directement sur « Paie du mois ».

8.1 L'en-tête

• « Bonjour », suivi de la date du jour ;
• le nom de votre société ;
• deux repères : « Paie de » suivi du mois (dès qu'une période est ouverte), et votre rôle avec le code du pays, par exemple « Propriétaire d'entreprise · BF » ;
• deux boutons :
  • « + Salarié » : ouvre la liste des salariés pour en ajouter un ;
  • « Préparer la paie », ou « Continuer la paie » si une paie est en cours : ouvre « Paie du mois ».

8.2 Le bloc « prochaine étape »

Il résume la paie en cours :

• la période et son état, « Brouillon » ou « Validée » ;
• une phrase qui dit quoi faire maintenant, ou pourquoi la validation n'est pas encore possible ;
• le nombre de bulletins prêts, par exemple « 3 / 3 bulletins prêts », avec une barre de progression ;
• le bouton « Ouvrir la paie du mois ».

8.3 Le bandeau d'essai

Pendant la période d'essai, un bandeau indique « Essai — N jour(s) restant(s) » et le nombre de bulletins officiels encore disponibles, par exemple « Il vous reste 14 jour(s) d'essai et 5 bulletin(s) officiel(s) sur 5. ». Le lien « Voir les formules » ouvre la page Abonnement. Quand l'essai est fini, le bandeau indique « Essai terminé » (voir chapitre 20.6).

8.4 « Obtenir votre première paie officielle »

Pour un nouveau propriétaire, ce bloc guide les cinq premières étapes :

1. « Ajouter le premier salarié » ;
2. « Ouvrir le mois de paie » ;
3. « Lancer le premier calcul » ;
4. « Produire le premier bulletin officiel » ;
5. « Activer l'abonnement ».

Un compteur indique votre avancée (« 2/5 étape(s) », par exemple), la « Prochaine étape » est rappelée, et le bouton « Continuer » vous y emmène. Le bloc disparaît quand les cinq étapes sont faites. Il n'est affiché qu'au propriétaire.

8.5 Les indicateurs

Les montants sont affichés en francs CFA (F CFA), sans centimes.

8.6 La zone « À faire »

Sous le titre « Assurance de paie », PayFlow liste ce qui demande votre attention :

• l'état de la paie du mois ;
• chaque contrôle, précédé de « Bloquant : » ou « À vérifier : » (chapitre 13) ;
• un reste de paie à valider ;
• l'absence de barème publié pour votre pays ;
• des bulletins pas encore générés, ou une génération arrêtée ;
• un lot de paiement préparé mais pas encore envoyé ;
• des paiements refusés ou en attente de rapprochement.

Chaque ligne a un bouton « Ouvrir ». Quand tout va bien : « Tous les contrôles visibles sont au vert. »

8.7 Suivi de la paie, échéances et accès

• « Suivi de la paie » :
  • le statut de la paie ;
  • le « Barème appliqué » : le pays et la version, avec la mention « (provisoire) » le cas échéant. Il s'affiche dès qu'une période de paie est ouverte ;
  • les boutons « Ouvrir la paie du mois » et « Voir les rapports ».
• « Prochaines échéances » : les trois prochaines obligations de votre pays. Chacune porte sa date d'échéance, avec « En retard » si la date est dépassée sans dépôt enregistré. Le bouton « Voir toutes les échéances » ouvre Paie › Échéances (chapitre 16.5).
• « Accès et rôles » (propriétaire) : le nombre d'accès actifs et le bouton « Gérer les accès ».

9Gérer les employés

La qualité de votre paie dépend de la qualité des fiches. Prenez le temps de les compléter.

9.1 La liste des salariés

Ouvrez Employés › « Salariés ».

• Colonnes : « Matricule », « Nom », « Date d'embauche », « Statut », et les actions.
• Statut : « Actif » (vert), ou « Sorti le … » une fois le départ enregistré dans la fiche (section 9.8).
• Affichage : 25 salariés, puis le bouton « Charger la suite ».
• En haut de la liste :
  • « Ajouter un salarié » ;
  • « Importer depuis Excel » (chapitre 10) ;
  • « Attestation pour la sélection (N) », N étant le nombre de salariés cochés, pour délivrer des attestations de travail en un clic (section 9.9).
• Sur chaque ligne : « Ouvrir la fiche », et « Attestation ».

9.2 Ajouter un salarié

1. Cliquez sur « Ajouter un salarié ». Un panneau s'ouvre sur le côté.
2. Remplissez les quatre parties du formulaire, décrites ci-dessous.
3. Cliquez sur « Enregistrer le salarié ».
4. Le panneau se ferme et le message « … est enregistré » s'affiche.

Tout ce que vous saisissez s'applique à partir de la date d'embauche.

« La personne »

« Contrat et salaire »

« Situation de famille »

La paie se sert de ces informations pour la réduction d'impôt liée aux charges de famille. Sans elles, elle applique zéro charge de famille, et le bulletin l'indique.

« Coordonnées de paiement (facultatif) » : visibles pour le propriétaire et le gestionnaire de paie.

Messages de contrôle possibles

9.3 La fiche salarié

Dans la liste, cliquez sur « Ouvrir la fiche ». Le bouton « ← Retour à la liste » vous y ramène.

9.4 Déclarer ou modifier la situation de famille

1. Ouvrez la fiche du salarié, partie « Situation de famille ».
2. Choisissez la « Situation matrimoniale » et le nombre d'« Enfants à charge ».
3. Indiquez la date « À partir du » : la date à laquelle la situation change, par exemple la date du mariage ou de la naissance.
4. Cliquez sur « Déclarer la situation » pour une première déclaration, ou sur « Enregistrer le changement » pour une mise à jour.
5. Le message « Situation enregistrée. » s'affiche.

La situation précédente reste dans l'historique jusqu'à la veille de la nouvelle date. Si la paie du mois était déjà calculée, recalculez-la (chapitre 12).

9.5 Les coordonnées de paiement

Elles servent au lot de paiement (chapitre 16.4). Sans elles, la paie reste valide : le salarié est simplement listé « à payer hors PayFlow ».

1. Ouvrez la fiche, partie « Coordonnées de paiement ».
2. Choisissez le « Mode de paiement » : « Mobile money » ou « Virement bancaire ».
3. Indiquez l'« Opérateur » ou la « Banque », le « Titulaire du compte » et le numéro.
4. Indiquez la date « À partir du ».
5. Cliquez sur « Enregistrer les coordonnées ». Pour un changement, le bouton s'appelle « Enregistrer les nouvelles coordonnées ».

Le message « Coordonnées enregistrées. Le prochain lot de paiement les utilisera. » confirme l'enregistrement.

9.6 Changer le poste, le type de contrat ou le salaire

Ces changements ne se font pas depuis la fiche : ils passent par l'import Excel (chapitre 10.1), avec une date d'effet.

1. Téléchargez le modèle : c'est votre registre des salariés, déjà rempli.
2. Sur la ligne du salarié, modifiez le type de contrat, le poste ou le salaire de base.
3. Indiquez la date d'effet du changement.
4. Déposez le fichier, relisez le résumé, puis acceptez le lot.

La fiche affiche alors la nouvelle valeur à partir de la date d'effet. L'ancienne reste dans l'historique jusqu'à la veille.

9.7 Les indemnités par poste

Si une indemnité dépend du poste (transport, logement, fonction…), réglez-la une fois dans Paramètres › « Établissements », partie « Indemnités par poste » (chapitre 20.2). Elle s'appliquera chaque mois à tous les salariés qui occupent ce poste. Vous n'avez pas à la ressaisir.

9.8 Le départ d'un salarié

Quand un salarié quitte l'entreprise, enregistrez son départ dans sa fiche :

1. Ouvrez la fiche du salarié (Employés › « Ouvrir la fiche »).
2. Dans la partie « Départ », cliquez sur « Enregistrer le départ ».
3. Saisissez son « Dernier jour de travail », aujourd'hui au plus tard : un départ s'enregistre le jour où il prend effet, ou après.
4. Lisez ce que cette date change pour la paie, puis cliquez sur « Enregistrer le départ ».

Le salarié apparaît « Sorti le … » dans la liste. Pour la paie :

• parti le dernier jour du mois, il reçoit son bulletin normal de ce mois, puis il ne figure plus dans les paies suivantes ;
• parti en cours de mois, la paie de ce mois ne le comprend pas. Le salaire de ces jours s'établit avec le décompte de fin de contrat, dans Documents › « Dossier salarié » (chapitre 18.3). Au Burkina Faso, PayFlow y propose ce salaire au prorata, sans les retenues (CNSS, IUTS), qu'il ne calcule pas encore pour un mois entamé ; en Côte d'Ivoire et au Mali, les lignes se saisissent.

Les paies déjà validées ne changent pas.

Pour les documents de fin de contrat (certificat de travail, décompte de fin de contrat), utilisez Documents › « Dossier salarié » (chapitre 18.3). Établir ces documents n'enregistre pas le départ : enregistrez-le dans la fiche.

9.9 Délivrer une attestation de travail en un clic

1. Dans la liste des salariés, cochez un ou plusieurs salariés, ou cliquez sur « Attestation » sur une ligne.
2. Cliquez sur « Attestation pour la sélection ». Le panneau « Attestation de travail en un clic » s'ouvre.
3. Indiquez la civilité de chaque personne, le « Nom du signataire » et la « Fonction du signataire » (obligatoires), et « Fait à » (par défaut, la ville de la société).
4. Cochez « Mentionner la rémunération brute de la fiche » si vous voulez l'indiquer. C'est le salaire de base de la fiche qui est repris.
5. Cliquez sur « Délivrer … attestation(s) », puis sur « Télécharger ». À partir de deux attestations, le bouton « Tout télécharger (zip) » apparaît.

Pour une attestation détaillée (tâches, cachet, signature), utilisez Documents › « Attestations » (chapitre 18.2).

9.10 L'onglet « Absences »

L'onglet « Absences » affiche les demandes d'absence faites par les salariés et permet de les approuver ou de les refuser. Les salariés n'ont pas encore d'accès personnel à PayFlow : cet onglet reste donc vide pour l'instant.

Pour tenir compte d'une absence non payée dans la paie, saisissez-la dans les variables du mois, avec le composant « Absence non payée » et son montant (chapitre 12.4).

10Importer des employés ou des variables

10.1 Importer des salariés

L'import sert à créer plusieurs salariés d'un coup, ou à changer le poste, le type de contrat ou le salaire de salariés existants.

Où ? Employés › « Salariés » › « Importer depuis Excel ».

Étapes

1. Cliquez sur « Télécharger le modèle (Excel) ». Le fichier modele-salaries.xlsx contient votre registre actuel, déjà rempli : tous vos salariés, avec leur contrat et leur salaire du jour.
2. Complétez le fichier :
   • nouveau salarié : ajoutez une ligne ;
   • salarié existant : modifiez le type de contrat, le poste ou le salaire, et indiquez la date d'effet.
3. Déposez le fichier dans « Fichier à déposer (.xlsx ou .csv) ». PayFlow le lit, mais n'enregistre encore rien.
4. Relisez le résumé : « … ligne(s) lue(s) : … à créer, … à mettre à jour, … sans changement, … refusée(s) ». Les lignes refusées s'affichent avec leur numéro, le matricule et le motif.
5. Si des lignes sont refusées, corrigez-les dans le fichier et redéposez-le : un lot n'est accepté qu'entier.
6. Cliquez sur « Accepter le lot ». Le message « Lot accepté : … salarié(s) créé(s), … fiche(s) mise(s) à jour. » confirme l'enregistrement.

Les colonnes du modèle

Erreurs fréquentes

10.2 Importer les variables du mois

Si vous avez beaucoup de primes, d'heures supplémentaires ou d'absences à saisir, préparez-les dans un classeur Excel.

Où ? Paie › « Détail du cycle » : ouvrez la période, puis le volet « Ajouter un élément exceptionnel (prime, absence…) », et choisissez « Importer un classeur Excel ».

Étapes

1. Cliquez sur « Télécharger le classeur du mois ». Le fichier variables-AAAA-MM.xlsx contient une ligne par salarié payable, avec les montants déjà saisis.
2. Remplissez les colonnes du mois : « Prime », « Heures supplémentaires », « Indemnité de transport », « Indemnité de logement », « Indemnité de fonction », « Indemnité », « Avance sur salaire », « Absence non payée ». Tous les montants sont en francs entiers.
3. Déposez le classeur dans « Classeur (.xlsx) ou CSV à déposer ».
4. Le message « … ligne(s) entrée(s) dans la paie ; le calcul repart. » confirme l'enregistrement. Les lignes refusées sont indiquées avec leur motif.

Règles du classeur

• une cellule vide ne change rien ;
• 0 retire la variable ;
• toute autre valeur remplace la valeur précédente ;
• seule la première feuille du classeur est lue.

Les raccourcis « Reprendre les primes du mois précédent » et « Appliquer les indemnités du poste » se trouvent au même endroit (chapitre 12.5).

11Comprendre la paie dans PayFlow

11.1 La période de paie

• Une paie correspond à un mois. Il n'y a qu'une paie par mois.
• Vous l'ouvrez quand vous commencez à la préparer, avec une date de paiement.
• Elle est en Brouillon tant que vous la préparez : tout peut être modifié et recalculé.
• Elle devient Validée quand vous la validez : elle est alors officielle et définitive.
• Si certains salariés n'ont pas pu être payés, un reste à valider peut suivre (chapitre 16.6).

11.2 Qui est payé ce mois-ci ?

PayFlow paie les salariés actifs qui ont, au 1er jour du mois :

• un contrat en vigueur ;
• un salaire de base en vigueur.

Les autres apparaissent dans la liste avec des tirets, et une alerte explique pourquoi (chapitre 13).

11.3 Du salaire de base au net à payer

Pour chaque salarié, PayFlow part du salaire de base de la fiche et ajoute les gains du mois (primes, indemnités, heures supplémentaires…) : c'est le salaire brut affiché dans les résultats et sur le bulletin (« Rémunération brute »). Il calcule ensuite, selon le barème du pays :

• les cotisations salariales, retenues sur le salaire ;
• l'impôt sur le salaire ;
• les cotisations patronales, à la charge de l'employeur, qui ne sont pas retenues au salarié.

Il retire enfin les absences non payées et les autres retenues du mois (avances…) pour obtenir le net à payer.

11.4 Définitions

12Préparer une paie

La paie se prépare dans Paie › « Paie du mois ». Les étapes s'affichent en haut de la page : Préparer → Vérifier → Valider.

12.1 Ouvrir la paie du mois

• La page s'ouvre d'elle-même sur la paie en cours : la plus récente non validée, sinon la dernière validée.
• Le sélecteur « Période » vous permet de revenir sur un autre mois. Chaque mois y apparaît avec son état, par exemple « septembre 2026 — Brouillon ».
• Pour ouvrir le mois suivant, cliquez sur « Ouvrir la paie de … ». La date de paiement est fixée au 28 du mois.
• Pour un autre mois ou une autre date de paiement, cliquez sur « Ouvrir une autre période » : indiquez l'année, le mois et la date de paiement, puis cliquez sur « Ouvrir une période ».
• Si aucune paie n'existe encore, le message « Aucune paie encore ouverte. Ouvrez votre première période pour commencer. » s'affiche.

L'en-tête de la paie indique :

• son état ;
• une phrase de synthèse, par exemple « Septembre 2026 · brouillon · 3 bulletins · 1 point à régler » ;
• les étapes Préparer → Vérifier → Valider.

12.2 Vérifier les salariés inclus

Le tableau « Salariés de la paie » liste tous vos salariés actifs, avec leur poste. Il n'y a rien à sélectionner : tous les salariés payables sont pris automatiquement.

S'il n'y a aucun salarié, le message « Aucun salarié actif : ajoutez d'abord un salarié. » s'affiche, avec le bouton « Ajouter un salarié ».

12.3 Vérifier les salaires de base

La colonne « Salaire de base » reprend le salaire de la fiche de chaque salarié. Si un salaire est faux, corrigez-le par l'import, avec une date d'effet (chapitre 9.6), puis recalculez.

12.4 Saisir les variables du mois

Le volet « Variables du mois » est disponible tant que la paie n'est pas validée. Il est déplié avant le premier calcul ; ensuite, il se replie : cliquez sur son titre pour le rouvrir. La consigne le rappelle : saisissez seulement ce qui change ce mois-ci.

1. Dans la grille « Variables de paie », choisissez le salarié dans la colonne « Matricule ».
2. Choisissez le « Composant » : prime, heures supplémentaires, absence…
3. Saisissez le « Montant (F CFA) », en francs entiers.
4. Si nécessaire, complétez « Libellé / motif ».
5. Cliquez sur « Ajouter une ligne » pour la variable suivante.
6. Cliquez sur « Enregistrer dans la paie ».

Le message « … ligne(s) enregistrée(s) dans la paie, … en erreur. Le calcul repart. » confirme l'enregistrement : PayFlow relance le calcul de lui-même.

Les composants disponibles

Règles à connaître

• tous les montants sont en francs entiers, sans centimes ;
• un montant n'est jamais négatif : c'est le composant qui dit s'il s'ajoute ou se retire ;
• une nouvelle ligne pour le même salarié et le même composant remplace la précédente ;
• un montant de 0 retire la variable ;
• ce que vous tapez est gardé sur votre appareil, y compris après l'enregistrement ;
• la grille ne relit pas les variables enregistrées sur le serveur (par exemple depuis un autre appareil ou par un collègue). Vérifiez-les dans le tableau des résultats (section 12.7).

Lignes refusées

Juste après l'envoi, les lignes refusées s'affichent dans le tableau « Lignes à corriger » de la grille. Elles restent ensuite dans le panneau « Lignes refusées à régler », au-dessus du volet des variables, tant qu'elles ne sont ni corrigées ni écartées. Le panneau reste affiché même si vous repliez le volet, changez d'écran ou rechargez la page. Pour chaque ligne, il indique le « Salarié », le « Matricule », le « Composant », le « Montant (F CFA) » et le « Motif du refus ».

Motifs fréquents :

• « Aucun salarié payable ce mois-ci ne porte le matricule … » : vérifiez son contrat et son salaire de base ;
• montant négatif (« Le montant ne peut pas être négatif… ») ou illisible (« Montant illisible : … ») ;
• « Autre gain » ou « Autre retenue » sans libellé.

Un montant de 0 n'est pas une erreur : il retire la variable (voir « Règles à connaître »). Une ligne refusée avant le 26 septembre 2026 peut encore afficher l'ancien motif « Le montant doit être strictement positif. » : à cette date, un montant de 0 était refusé. Réglez-la comme les autres, selon ce qu'elle devait être.

Pour régler une ligne refusée, deux actions :

• « Corriger » : la ligne est reprise dans la grille « Variables de paie ». Corrigez-la (montant, libellé, salarié ou composant), puis cliquez sur « Enregistrer dans la paie ». Une ligne refusée qui est déjà dans la grille s'y corrige directement, de la même façon. La ligne disparaît du panneau et le calcul repart.
• « Écarter cette ligne » : après confirmation (« Écarter cette ligne ? Elle ne sera pas prise en compte dans la paie. »), la ligne est retirée du panneau. Elle ne sera pas dans la paie, et l'action est tracée, avec la personne et l'heure.

12.5 Gagner du temps : reprises et import

Ces raccourcis se trouvent dans Paie › « Détail du cycle », dans le volet « Ajouter un élément exceptionnel (prime, absence…) » :

• « Reprendre les primes du mois précédent » : recopie les primes du mois dernier, sans écraser une prime déjà saisie ce mois-ci ;
• « Appliquer les indemnités du poste » : applique les indemnités réglées par poste (chapitre 20.2) ;
• « Importer un classeur Excel » : voir le chapitre 10.2.

12.6 Lancer le calcul

Dans « Paie du mois », cliquez sur « Vérifier la paie » : PayFlow calcule la paie de tous les salariés payables, puis contrôle les résultats. Après l'enregistrement de variables, et après certaines modifications de fiche, le calcul repart aussi de lui-même : le bouton sert à le relancer quand la ligne d'état ne dit pas « Calcul à jour. ».

Le calcul se fait en quelques instants. Les messages « Calcul en file d'attente… », « Calcul en cours… » puis « Calcul terminé. » s'affichent.

Sous le tableau, une ligne indique où en est le calcul :

• « Le calcul n'a pas encore tourné… » : cliquez sur « Vérifier la paie » ;
• « Des données ont changé depuis le dernier calcul… » : relancez le calcul ;
• « Calcul à jour. » : les résultats tiennent compte de tout ce que vous avez saisi.

12.7 Lire les résultats

Après le calcul, le tableau de « Paie du mois » affiche pour chaque salarié :

La dernière ligne donne le brut total et le net total.

Les réductions d'impôt (par exemple pour charges de famille) sont déduites de la colonne « Cotisations et impôts » : pour chaque salarié, salaire de base + primes et indemnités + heures sup. − absences − retenues − cotisations et impôts = net à payer.

Voir le détail d'un salarié

L'onglet « Détail du cycle » montre aussi :

• les totaux « Brut total », « Cotisations », « Net à payer » et « Charges patronales » ;
• le tableau « Résultats par employé », avec les charges patronales de chacun.

Le bouton « Détail » ouvre l'aperçu du bulletin du salarié : chaque rubrique, son type (gain, retenue, charge patronale, abattement, avantage en nature), son explication et son montant.

13Les alertes

Après chaque calcul, PayFlow contrôle la paie. Le bloc « Points à vérifier » range les alertes en deux groupes.

Quand tout est en ordre : « Aucun point à signaler : tout ce que PayFlow contrôle est en ordre. »

13.1 Pourquoi une paie peut être calculée mais pas validée

La paie se calcule dès qu'elle a des salariés payables. Mais la validation exige, en plus :

• un calcul à jour, sans modification depuis le dernier calcul ;
• aucune ligne de variable refusée à régler (section 12.4, « Lignes refusées ») ;
• aucun point bloquant ;
• un barème publié pour votre pays ;
• une période d'essai en cours avec assez de bulletins restants, ou un abonnement actif ;
• les informations obligatoires de votre pays (par exemple, au Mali, le taux d'accidents du travail, la CFE et la situation au 1er janvier de chaque salarié) ;
• le droit de valider : le rôle de Propriétaire d'entreprise.

13.2 Comment PayFlow vous montre le salarié concerné

• Le message nomme le salarié, parfois avec son matricule. Au-delà de trois personnes, il ajoute « et … autre(s) ».
• La ligne « Salarié concerné » rappelle son nom.
• Un bouton vous emmène directement là où se trouve la correction :

13.3 Corriger puis recalculer

1. Lisez l'alerte et cliquez sur son bouton.
2. Corrigez l'information : fiche du salarié, identité de la société, variable…
3. Revenez à « Paie du mois » et relancez le calcul avec « Vérifier la paie ».
4. Vérifiez que l'alerte a disparu.

13.4 Exemples concrets

14Vérifier la paie

La vérification, c'est votre relecture avant la validation. PayFlow calcule et contrôle, mais c'est vous qui connaissez votre entreprise.

1. Lancez le calcul avec « Vérifier la paie » et attendez « Calcul à jour. ».
2. Réglez tous les points « Bloquant ».
3. Lisez chaque point « À vérifier » et décidez s'il faut corriger.
4. Relisez le tableau des résultats avec la liste ci-dessous.
5. Pour quelques salariés, ouvrez le « Détail » du bulletin dans « Détail du cycle ».

Liste de vérification

• ☐ Le nombre de salariés payés correspond à votre effectif du mois (arrivées et départs compris).
• ☐ Les salaires de base correspondent aux contrats.
• ☐ Les primes et indemnités du mois sont toutes saisies, sur la bonne ligne.
• ☐ Les retenues (avances, absences non payées) sont justes.
• ☐ Les cotisations et les impôts paraissent cohérents avec le mois précédent.
• ☐ Aucun net à payer n'est négatif ou anormal.
• ☐ Il ne reste aucune alerte bloquante, et chaque alerte « À vérifier » a été lue.
• ☐ Les informations fiscales et sociales sont renseignées : situation de famille des salariés, taux d'accidents du travail, et au Mali la CFE et la situation au 1er janvier.
• ☐ En période d'essai, il reste assez de bulletins d'essai (bandeau de l'Accueil).

15Valider la paie

La validation rend la paie officielle : c'est une action importante et définitive.

15.1 Qui peut valider ?

Le Propriétaire d'entreprise. Le gestionnaire de paie prépare et calcule, mais ne valide pas.

15.2 Quand le bouton « Valider la paie » est-il actif ?

Le bouton « Valider la paie » n'est actif que si :

• la paie est calculée et à jour ;
• il ne reste aucun point bloquant ;
• votre rôle permet de valider.

Une ligne de variable refusée à régler, la fin de l'essai (ou un solde de bulletins insuffisant) et une information obligatoire de votre pays manquante apparaissent comme des points bloquants. La liste complète des conditions est au chapitre 13.1.

Sinon, la raison s'affiche à côté du bouton, par exemple « 2 points à régler avant de valider. » ou « Votre rôle ne permet pas cette action. ».

15.3 Valider pas à pas

1. Cliquez sur « Valider la paie ». La fenêtre « Valider la paie de … ? » s'ouvre.
2. Lisez le rappel : « La validation rend cette paie officielle et produit les bulletins. Une erreur découverte ensuite se corrige sur la paie suivante, par une ligne de régularisation. »
3. Contrôlez les chiffres :
   • « Bulletins produits » ;
   • « Net à verser » ;
   • « Engagement total » : salaires bruts plus charges patronales.
4. Relisez les alertes restantes (elles n'empêchent pas la validation) et, le cas échéant, les salariés qui « Restent en brouillon, à valider plus tard » (chapitre 16.6).
5. En période d'essai, la fenêtre indique combien de bulletins d'essai la validation va consommer, par exemple « Cette validation consommera 4 bulletin(s) de votre essai. Il vous en restera 1 sur 5 — ce budget ne se recharge pas. ».
6. Cochez « J'ai vérifié ces montants et j'approuve cette paie. »
7. Cliquez sur « Valider la paie et produire les bulletins ».

15.4 Ce qui devient définitif

Une fois la paie validée :

• les variables du mois sont verrouillées ;
• la paie ne peut plus être recalculée ;
• elle ne peut pas être rouverte ;
• toute erreur découverte ensuite se corrige sur la paie suivante, avec une ligne « Régularisation (à ajouter) » ou « Régularisation (à reprendre) », dont le motif est imprimé sur le bulletin (chapitre 22).

Vous pouvez toujours consulter et télécharger : bulletins, livre de paie, déclarations, lot de paiement, rapports.

16Après la validation

16.1 Le panneau « Paie validée »

Après la validation, « Paie du mois » affiche le panneau « Paie validée » : « Cette paie est officielle et immuable… », avec quatre chiffres :

• « Brut total » ;
• « Net à payer » ;
• « Charges patronales » ;
• « Coût employeur ».

Le bloc « Et maintenant » rappelle la suite :

1. payer les salariés avec le lot de paiement ;
2. déposer les déclarations ;
3. consulter les échéances, avec le bouton « Voir les échéances ».

16.2 Les bulletins

Ils sont produits automatiquement après la validation. Leur suivi et leur téléchargement sont expliqués au chapitre 17.

16.3 Les déclarations

Après la validation, PayFlow produit automatiquement les fichiers de déclaration prévus pour votre pays (chapitre 21). L'encart « Déclarations à produire » suit leur fabrication, puis les fichiers se retrouvent dans Documents › « Bulletins et pièces » (chapitre 18).

16.4 Le lot de paiement

Le lot de paiement prépare le versement des salaires aux salariés qui ont des coordonnées de paiement. Il est assemblé automatiquement quelques instants après la validation, si au moins un salarié payé a des coordonnées de paiement. Sinon, aucun lot n'est créé et la page indique « Aucun lot de paiement pour cette paie : le lot est assemblé à la finalisation. » : payez alors vos salariés vous-même.

Ce que vous voyez

• l'état du lot : « Préparé, non envoyé » ou « Envoyé » ;
• le « Total à payer » ;
• le tableau des paiements, salarié par salarié, avec le compte masqué ;
• « À provisionner par canal » : le montant à prévoir sur chaque moyen de paiement (Wave, Orange Money, virement…) ;
• « À payer hors PayFlow » : les salariés sans coordonnées de paiement, que vous paierez vous-même.

Envoyer le lot (propriétaire)

1. Vérifiez le lot.
2. Cliquez sur « Envoyer le lot » et ressaisissez le total en F CFA, pour confirmer.
3. Le lot est alors verrouillé, et les fichiers de paiement sont préparés.
4. Dans « Fichiers à déposer », téléchargez le fichier de chaque canal.
5. Déposez vous-même ces fichiers sur le portail de votre banque ou de votre opérateur de mobile money.

Après le paiement

• « Rapporter les résultats de l'opérateur » : collez ou chargez le retour de votre opérateur, au format matricule;reference;statut;detail.
• La partie « Réconciliation » indique alors les paiements « Payées », « En cours chez le partenaire » et « Refusées ».

16.5 Les échéances

L'onglet Paie › « Échéances » liste vos obligations sociales et fiscales : « Échéances sociales et fiscales de la paie ».

Filtres : l'année (précédente, en cours, suivante) et la case « Afficher les échéances passées ».

Le tableau

Les états

Les actions

• « Télécharger le fichier » : quand le fichier est prêt ;
• « Produire depuis les paies finalisées » : pour une obligation annuelle, comme la DISA en Côte d'Ivoire ;
• « Enregistrer le dépôt » : indiquez la date de dépôt, la référence du portail et une note, puis cliquez sur « Confirmer ». Le message « Dépôt enregistré. » s'affiche.

16.6 Le reste à valider

Si des salariés sous contrat n'avaient pas de salaire de base au 1er du mois, la fenêtre de validation les liste sous « Restent en brouillon, à valider plus tard ». Vous pouvez valider la paie des autres sans attendre.

1. Après la validation, la page indique « … salarié(s) restent à valider : leur salaire de base manque. ».
2. Fixez leur salaire de base (par l'import, chapitre 9.6).
3. Cliquez sur « Ouvrir le reste à valider ».
4. Préparez, vérifiez et validez ce reste comme une paie ordinaire.

Personne n'est payé deux fois : un salarié déjà payé par la paie du mois n'entre jamais dans le reste.

17Les bulletins de paie

17.1 Où les trouver ?

17.2 Quand les bulletins sont-ils produits ?

Les bulletins sont produits automatiquement après la validation de la paie. Avant la validation, le calcul seul n'en produit pas : vous pouvez consulter le détail de chaque salarié (chapitre 12.7), mais pas télécharger de PDF.

La production prend quelques instants. La page se met à jour d'elle-même :

17.3 Télécharger un bulletin

1. Ouvrez Paie › « Paie du mois » et choisissez la période validée.
2. Dans « Bulletins générés », cliquez sur « Télécharger » en face du salarié.
3. Le fichier PDF s'enregistre sur votre appareil, sous le nom bulletin-nom-du-salarie.pdf.

17.4 Ce que contient un bulletin

En-tête employeur

• le logo, la raison sociale, la forme juridique, l'adresse, la ville, le téléphone et l'e-mail ;
• l'identifiant fiscal, le numéro employeur et le RCCM, s'ils sont renseignés dans l'identité de la société ;
• la mention « BULLETIN DE PAIE », avec le mois et l'année.

Salarié

• son nom et son matricule ;
• si sa situation de famille n'est pas renseignée, un encadré le signale.

Le détail

• « GAINS » : salaire de base, primes, indemnités, heures supplémentaires…
• « AVANTAGES EN NATURE » : imposables et cotisables, non versés ;
• « ABATTEMENTS » : ils réduisent la base imposable, pas le net ;
• « RETENUES » : cotisations salariales, impôt, avances, absences…

Chaque ligne donne son code, son explication et son montant.

Les totaux

• « Rémunération brute » ;
• « Retenues salariales » ;
• le « NET À PAYER » : le montant versé au salarié.

Et aussi

• les « Charges patronales », supportées par l'employeur, qui ne sont pas retenues sur le salaire ;
• les « Références du calcul », dont le barème appliqué ;
• en pied de page, la mention « Fait par PayFlow » et la pagination.

Les montants du PDF sont écrits en « XOF », le code international du franc CFA.

17.5 Un bulletin n'est pas prêt

• La génération est en cours : patientez, la page se met à jour d'elle-même.
• « La génération s'est arrêtée. » : attendre ne changera rien.
  1. Le propriétaire clique sur « Relancer la génération ». Les bulletins déjà produits ne sont pas dupliqués.
  2. Pendant l'arrêt, la liste des bulletins déjà prêts peut être masquée : elle revient après la relance.
  3. Si la génération s'arrête de nouveau, écrivez au support en joignant la « Référence de l'incident » affichée.

18L'espace Documents

L'espace Documents contient trois onglets : « Bulletins et pièces », « Attestations » et « Dossier salarié ».

18.1 « Bulletins et pièces »

C'est le Centre de documents : tous les fichiers officiels produits pour votre société, du plus récent au plus ancien.

Les types de documents

• « Bulletin de paie » ;
• pour le Burkina Faso :
  • « Déclaration récapitulative CNSS (Burkina Faso) » ;
  • « État nominatif IUTS — annexe DGI (Burkina Faso) » ;
• pour la Côte d'Ivoire :
  • « Fichier nominatif CNPS à importer sur e-CNPS (Côte d'Ivoire) » ;
  • « Appel de cotisation CNPS — récapitulatif de contrôle (Côte d'Ivoire) » ;
  • « Déclaration mensuelle ITS et contributions employeur (Côte d'Ivoire) » ;
  • « État nominatif ITS — annexe e-impôts (Côte d'Ivoire) » ;
  • « DISA — déclaration individuelle des salaires annuels (Côte d'Ivoire) ».

Le filtre « Filtrer par type » apparaît dès que la liste contient au moins deux types de documents.

18.2 « Attestations »

L'onglet « Attestations » produit une attestation d'emploi complète.

1. Choisissez l'« Employé concerné ». PayFlow pré-remplit ce qu'il connaît.
2. Complétez les parties du formulaire :
   • identité : civilité, nom complet tel qu'il doit être imprimé, date et lieu de naissance ;
   • signataire : nom, fonction, téléphone, e-mail ;
   • emploi :
     • titre du poste et type d'emploi ;
     • début d'emploi, dernier jour travaillé ou « Toujours en poste » ;
     • statut, heures par semaine, rémunération brute (facultative) et périodicité ;
     • ville du lieu de travail et pays ;
   • contenu : description des principales tâches (au moins une), motif de délivrance, « Fait à » et « Le » ;
   • « Cachets et signatures » : déposez une image ou une photo de votre cachet ou de votre signature ; si elle est lourde, PayFlow la réduit avant l'envoi. Elle sera réutilisée pour les attestations suivantes.
3. Cliquez sur « Délivrer et télécharger le PDF ». L'attestation se télécharge aussitôt.

Le « Registre des attestations » liste les attestations délivrées (référence, employé, poste, période, date), avec un bouton « Télécharger ».

Pour délivrer rapidement des attestations simples à plusieurs salariés, utilisez l'attestation en un clic depuis la liste des salariés (chapitre 9.9).

18.3 « Dossier salarié »

Cet onglet établit trois pièces :

• le « Contrat de travail » : nature (CDI ou CDD), catégorie, poste, classification, dates, motif du CDD, période d'essai, horaires, salaire, indemnités, clauses ;
• le « Certificat de travail » : dates d'entrée et de sortie, emplois occupés, et la mention « libre de tout engagement » si vous la cochez ;
• le « Décompte de fin de contrat » : motif de la fin de contrat (démission, licenciement, fin de CDD, rupture d'un commun accord, départ à la retraite…), éléments calculés par PayFlow (ancienneté, salaire moyen, congés), lignes modifiables, net à payer et clause de reçu.

Pour chaque pièce :

1. choisissez le salarié et la pièce ;
2. complétez les informations ; la partie identité (nationalité, domicile, pièce d'identité, numéro de sécurité sociale) est facultative ;
3. cliquez sur « Établir et télécharger le PDF ».

Le « Registre du dossier salarié » liste les pièces établies, avec un filtre par pièce.

19L'espace Rapports

L'espace Rapports est accessible au Propriétaire d'entreprise et à l'Auditeur. Quatre boutons, en haut de la page, ouvrent les quatre vues. La première, « Masse salariale », s'ouvre par défaut.

Les natures du registre des paies

• « Officielle (validée) » : une paie validée ;
• « Calculée, non validée » : une paie en préparation ;
• « Diagnostic » : une paie calculée sans barème publié, à titre indicatif.

Le livre de paie Excel

Il présente une ligne par salarié et une colonne par rubrique :

• matricule et salarié ;
• brut ;
• chaque rubrique : primes, cotisations, impôt… ;
• total des retenues, net à payer, charges employeur et coût employeur ;
• une ligne de total.

Quand utiliser chaque rapport ?

20L'espace Paramètres

Les onglets de l'espace Paramètres dépendent de votre rôle (chapitre 7.3).

20.1 « Identité de la société »

Tous les utilisateurs peuvent consulter cette page. Seul le Propriétaire d'entreprise la modifie.

Cliquez sur « Enregistrer ». Le message « Identité de la société enregistrée. » confirme l'enregistrement.

20.2 « Établissements »

Cet onglet ouvre la page « Paramètres de la société » (propriétaire). Elle comporte trois parties.

Établissements et départements

• « Ajouter un établissement » : code, nom, date « En vigueur à partir du ».
• « Ajouter un département » : code, nom, date « En vigueur à partir du », et rattachement à un établissement ou à la société.
• Un code ne peut servir qu'une fois.

« Barème et taux notifiés »

Ce tableau montre, règle par règle, la valeur du barème de votre pays et, le cas échéant, celle de votre société. Les règles fixées par les textes portent la mention « Fixé par les textes » et ne se modifient pas.

« Indemnités par poste »

Réglez une indemnité une fois pour tous les salariés d'un même poste :

1. Cliquez sur « Rattacher une indemnité ».
2. Choisissez le « Poste ». Les postes de vos fiches vous sont proposés ; les majuscules et les espaces ne comptent pas.
3. Choisissez l'« Indemnité » : transport, logement, fonction, ou indemnité (autre).
4. Saisissez le montant mensuel en francs entiers, et la date d'effet.
5. Enregistrez.

L'indemnité s'ajoute chaque mois, à l'ouverture de la paie, à tous les salariés du poste. Le bouton « Retirer » l'arrête ; les indemnités retirées restent visibles dans « Réglages retirés ».

20.3 « Historique »

L'onglet « Historique » (page « Piste d'audit ») retrace les actions importantes : paie, salariés, accès, société, abonnement, déclarations, sécurité. Il est accessible au Propriétaire d'entreprise et à l'Auditeur.

• Filtrez par famille : « Tout », « Paie », « Salariés »…
• Seuls les 100 derniers événements s'affichent.
• Le volet « Voir la preuve technique » donne le détail d'un événement, pour le support.

20.4 « Utilisateurs »

L'onglet « Utilisateurs » (page « Accès et rôles », propriétaire) gère qui a accès à votre société.

Inviter une personne

1. Dans « Inviter quelqu'un », saisissez le « Nom de la personne » et son « Adresse e-mail ».
2. Choisissez le « Rôle » : Propriétaire d'entreprise, Gestionnaire de paie ou Auditeur. Le rôle présélectionné est Auditeur.
3. Cliquez sur « Envoyer l'invitation ».
4. L'invitation apparaît dans « Invitations en attente ».

Les accès en cours

• Le tableau « Attributions en cours » montre chaque utilisateur, son rôle, son périmètre et son statut.
• Le lien « Retirer » supprime un accès, après confirmation (« Retirer cet accès ? »). L'accès est retiré, pas effacé : il reste dans la liste.
• La société garde toujours au moins un propriétaire : le dernier ne peut pas être retiré.

20.5 « Intégrations »

Cette page d'information s'adresse aux équipes techniques qui voudraient relier PayFlow à un autre logiciel. Vous n'en avez pas besoin pour utiliser PayFlow.

20.6 « Abonnement »

L'état de votre abonnement

La page indique l'un des états suivants :

• « Période d'essai » ;
• « Abonnement actif » ;
• « Abonnement suspendu ».

La période d'essai

• Elle est offerte à l'inscription : 14 jours et 5 bulletins officiels.
• Pendant l'essai, et après sa fin, vous pouvez saisir et calculer vos paies.
• La validation demande un essai en cours avec des bulletins restants, ou un abonnement actif.
• Chaque validation pendant l'essai consomme autant de bulletins que de salariés payés. Si le solde ne suffit pas, la validation est refusée.

Les formules

Au-delà de cent salariés, contactez PayFlow.

Activer l'abonnement (propriétaire)

1. Ouvrez Paramètres › « Abonnement », ou cliquez sur « Voir les formules » dans le bandeau d'essai.
2. Choisissez la formule qui correspond à votre effectif.
3. Cliquez sur « Payer cette formule » : la page de paiement sécurisée s'ouvre. Payez avec le moyen proposé (mobile money ou carte, selon les moyens disponibles). Si la page ne s'ouvre pas, utilisez le lien « Ouvrir la page de paiement ».
4. Une fois le paiement confirmé, l'état passe à « Abonnement actif ».

21Spécificités par pays

PayFlow applique le barème de votre pays : vous n'avez pas à saisir les taux de cotisation ni le barème de l'impôt. Ce chapitre dit seulement ce que vous devez renseigner selon votre pays.

21.1 Commun aux trois pays

21.2 Burkina Faso

• Taux de risques professionnels notifié par la CNSS : renseignez-le dans l'identité de la société. Sans lui, la paie applique le taux par défaut du barème et l'indique sur le bulletin.
• Indemnités : saisissez chaque indemnité sur sa ligne dédiée : « Indemnité de logement », « de transport », « de fonction », « Logement de fonction », « Véhicule de fonction ». C'est la condition pour que l'exonération prévue par le barème s'applique. La ligne générique « Indemnité (autre) » est entièrement imposable.
• Taxe patronale et d'apprentissage (TPA) : elle est calculée automatiquement. Si votre entreprise bénéficie d'une exonération ou d'un abattement, écrivez au support : PayFlow ne les gère pas encore.
• Charges de famille : renseignez le nombre d'enfants à charge de chaque salarié.
• Déclarations produites après chaque paie validée :
  • la déclaration récapitulative CNSS (PDF) ;
  • l'état nominatif IUTS (fichier CSV), avec la TPA.
• Fin de contrat : le dossier salarié propose les lignes du décompte de fin de contrat.

21.3 Côte d'Ivoire

• Taux d'accidents du travail notifié par la CNPS : renseignez-le dans l'identité de la société. Sans lui, la paie applique le taux par défaut du barème et l'indique sur le bulletin.
• Identifiants : le champ « Identifiant fiscal (IFU) » accueille votre numéro de compte contribuable, et le numéro employeur votre numéro CNPS. Ils sont repris sur les déclarations.
• Famille : la situation matrimoniale et le nombre d'enfants comptent pour l'impôt. Renseignez les deux.
• Indemnités : utilisez les lignes dédiées (transport, logement, fonction) : PayFlow leur applique le traitement prévu par le barème.
• Déclarations produites après chaque paie validée :
  • le fichier nominatif CNPS à importer sur e-CNPS ;
  • l'appel de cotisation CNPS (récapitulatif de contrôle) ;
  • la déclaration mensuelle ITS ;
  • l'état nominatif ITS.
• DISA (déclaration annuelle) : produisez-la depuis Paie › « Échéances », avec « Produire depuis les paies finalisées ».

21.4 Mali

Au Mali, trois informations sont obligatoires pour valider la paie. Sans elles, la paie se calcule, mais ne se valide pas.

1. Le taux d'accidents du travail et maladies professionnelles notifié par l'INPS : Paramètres › Identité de la société. Il doit être compris dans la fourchette du barème. L'enregistrement accepte n'importe quel taux, mais après le calcul, un point « Bloquant » signale un taux hors fourchette.
2. La CFE (contribution forfaitaire à la charge de l'employeur) : dans l'identité de la société, choisissez « Assujettie » ou « Non assujettie ». Tant que la valeur est « À déterminer », la validation est impossible. PayFlow ne la déduit jamais de la forme juridique : c'est à vous de la déclarer.
3. La situation familiale fiscale au 1er janvier de l'année, pour chaque salarié, y compris ceux embauchés en cours d'année : sur la fiche du salarié (chapitre 9.4). PayFlow la reprend de la situation de famille quand celle-ci couvre le 1er janvier ; sinon (embauche en cours d'année, salarié importé), déclarez-la avec « Enregistrer la situation au 1er janvier ».

À savoir aussi :

• saisissez votre numéro INPS dans le champ « Numéro employeur (CNSS / CNPS) » ;
• si vous modifiez l'identité de la société ou une situation au 1er janvier après le calcul, recalculez la paie ;
• aucune déclaration n'est encore produite pour le Mali : les échéances sont affichées comme rappels (« Rappel seulement ») ;
• l'indemnité spéciale de solidarité (ISS) n'est pas prise en charge ; écrivez au support si vous êtes concerné ;
• fin de contrat : dans le dossier salarié, saisissez vous-même les lignes du décompte ;
• attestations : le champ « Pays » est pré-rempli avec « Burkina Faso » : corrigez-le (chapitre 18.2).

22Corriger une erreur

22.1 Problèmes fréquents

22.2 Corriger une paie déjà validée

Une paie validée ne se rouvre pas. La correction se fait sur la paie suivante :

1. Ouvrez la paie du mois suivant.
2. Pour le salarié concerné, ajoutez une variable :
   • « Régularisation (à ajouter) » si le salarié a reçu trop peu ;
   • « Régularisation (à reprendre) » s'il a reçu trop.
3. Indiquez le montant et le motif (par exemple « Prime de septembre oubliée »). Le motif est imprimé sur le bulletin.
4. Relancez le calcul, vérifiez, puis validez.

23Sécurité du compte

Les bons réflexes

• Ne partagez jamais votre mot de passe. Chaque personne qui travaille sur la paie doit avoir son propre accès : invitez-la (chapitre 20.4).
• Utilisez votre adresse professionnelle, que vous consultez régulièrement.
• Choisissez un mot de passe solide : au moins huit caractères, que vous n'utilisez pas ailleurs.
• Sur un ordinateur partagé, décochez « Se souvenir de moi » et cliquez sur « Se déconnecter » en fin de travail.
• Ne transférez jamais un lien de réinitialisation de mot de passe.
• PayFlow ne vous demandera jamais votre mot de passe, ni par e-mail, ni par téléphone.

Les notifications de sécurité

PayFlow vous prévient par e-mail, en français, lorsque :

• votre mot de passe est modifié : « Votre mot de passe PayFlow a été modifié » ;
• l'adresse e-mail de votre compte est modifiée : « L'adresse de votre compte PayFlow a été modifiée ». Ce message est envoyé à l'ancienne adresse ;
• un nouveau moyen de connexion est associé à votre compte : « Nouveau moyen de connexion sur votre compte PayFlow ».

Si vous êtes à l'origine du changement, il n'y a rien à faire.

La connexion avec Google

Si vous vous connectez avec Google, la sécurité de votre compte PayFlow dépend aussi de celle de votre compte Google. Protégez-le avec un mot de passe solide et la validation en deux étapes de Google.

En cas de doute sur un accès non autorisé

1. Changez immédiatement votre mot de passe avec « Mot de passe oublié ? » (chapitre 5).
2. Prévenez PayFlow : répondez à l'e-mail de notification reçu, ou écrivez au support (chapitre 28).
3. Si vous êtes propriétaire, vérifiez les accès dans Paramètres › « Utilisateurs », et retirez ceux que vous ne reconnaissez pas.
4. Consultez Paramètres › « Historique » pour repérer les actions inhabituelles.

Vos données

• Chaque société est séparée des autres : un utilisateur ne voit que les sociétés auxquelles il a accès, et agit dans une seule société à la fois.
• Les numéros de compte bancaire et de mobile money de vos salariés sont enregistrés chiffrés et affichés masqués.
• Les actions importantes sont tracées dans l'Historique.

24Bonnes pratiques de paie

Chaque mois

AVANT la paie

• ☐ Les nouveaux salariés sont enregistrés, avec leur situation de famille et leurs coordonnées de paiement.
• ☐ Les départs du mois sont enregistrés dans les fiches des salariés (chapitre 9.8).
• ☐ Les changements de salaire, de poste ou de contrat sont importés avec leur date d'effet.
• ☐ Les primes, heures supplémentaires, absences non payées et avances du mois sont rassemblées.
• ☐ Les informations obligatoires de la société sont à jour (taux notifié ; au Mali : CFE et situation au 1er janvier).

PENDANT la paie

• ☐ La paie du mois est ouverte, avec la bonne date de paiement.
• ☐ Les variables sont saisies, sur la bonne ligne.
• ☐ Le calcul est lancé et « Calcul à jour. » s'affiche.
• ☐ Tous les points « Bloquant » sont réglés, et chaque point « À vérifier » est lu.
• ☐ Le contrôle du chapitre 14 est fait.

APRÈS la paie

• ☐ La paie est validée.
• ☐ Les bulletins sont générés, téléchargés et remis aux salariés.
• ☐ Le lot de paiement est vérifié ; les fichiers sont déposés sur le portail de votre banque ou de votre opérateur.
• ☐ Les déclarations sont téléchargées, déposées sur les portails, et le dépôt est enregistré dans « Échéances ».
• ☐ Le livre de paie Excel de la paie validée est archivé.

Chaque année

• ☐ Vérifiez les échéances annuelles dans Paie › « Échéances » (par exemple la DISA en Côte d'Ivoire).
• ☐ Au Mali : renseignez la situation au 1er janvier de chaque salarié dès le début de l'année.
• ☐ Faites le point sur les taux qui vous ont été notifiés et mettez à jour l'identité de la société.

L'archivage

• Gardez les bulletins PDF, le livre de paie Excel et les déclarations de chaque mois dans un dossier daté.
• Les documents produits restent disponibles dans PayFlow, mais une copie chez vous est une sécurité supplémentaire.

25Exemple complet

Société Exemple SARL, au Burkina Faso, prépare la paie de septembre 2026.

Étape 1 — L'entreprise

La gérante s'inscrit depuis le site : société « Société Exemple SARL », pays « Burkina Faso », 3 salariés. Elle confirme son adresse et se connecte : l'espace est créé, en période d'essai.

Dans Paramètres › « Identité de la société », elle complète :

• la forme juridique ;
• l'identifiant fiscal, le numéro employeur et le RCCM ;
• l'adresse, la ville, le téléphone et l'e-mail ;
• le taux de risques professionnels qui lui a été notifié ;
• le logo.

Elle clique sur « Enregistrer ».

Étape 2 — Les salariés

Elle ajoute Awa et Issa avec « Ajouter un salarié », et Mariam par l'import Excel (chapitre 10.1). L'import ne demande pas la situation de famille, qu'elle oublie de compléter :

Pour Awa et Issa, elle renseigne aussi les coordonnées de paiement (mobile money).

Étape 3 — La période

Dans Paie › « Paie du mois », elle ouvre la paie de septembre 2026, avec une date de paiement au 28.

Étape 4 — Les variables

Dans la grille « Variables de paie », elle saisit trois lignes :

Elle clique sur « Enregistrer dans la paie ». Le message indique « 3 ligne(s) enregistrée(s) dans la paie, 0 en erreur. Le calcul repart. ».

Étape 5 — Le calcul

Le calcul repart de lui-même ; elle peut aussi cliquer sur « Vérifier la paie ». Quand la ligne d'état indique « Calcul à jour. », le tableau affiche, pour chaque salariée et chaque salarié, le salaire de base, les primes et indemnités, les absences, les cotisations et impôts, et le net à payer calculés par PayFlow.

Étape 6 — Les alertes

Le bloc « Points à vérifier » affiche :

• À vérifier : « La situation de famille de Mariam TRAORÉ n'est pas renseignée : la paie applique 0 charge de famille… » ;
• À vérifier : Mariam n'a pas de coordonnées de paiement ; le lot de paiement la listera « à payer hors PayFlow ».

Étape 7 — La correction

1. Elle clique sur le bouton de la première alerte : la fiche de Mariam s'ouvre.
2. Dans « Situation de famille », elle déclare « Célibataire », 1 enfant à charge, à partir du 01/08/2026, puis « Déclarer la situation ».
3. De retour sur « Paie du mois », elle vérifie la ligne d'état. Elle affiche « Calcul à jour. » si PayFlow a déjà recalculé ; si elle indique « Des données ont changé depuis le dernier calcul… », elle clique de nouveau sur « Vérifier la paie ».
4. L'alerte sur la situation de famille a disparu. Mariam sera payée en espèces : l'alerte sur les coordonnées de paiement reste, en connaissance de cause.

Étape 8 — La vérification

Elle suit la liste du chapitre 14 :

• trois salariés payés ;
• les salaires de base conformes aux contrats ;
• la prime d'Issa et l'indemnité de transport d'Awa, sur la bonne ligne ;
• l'absence de Mariam ;
• aucun net anormal.

Dans « Détail du cycle », elle ouvre le « Détail » du bulletin d'Awa pour relire chaque rubrique.

Étape 9 — La validation

1. Elle clique sur « Valider la paie ».
2. Dans la fenêtre, elle contrôle le nombre de bulletins (3), le net à verser et l'engagement total. Elle note que la validation consommera 3 bulletins de son essai.
3. Elle coche « J'ai vérifié ces montants et j'approuve cette paie. », puis clique sur « Valider la paie et produire les bulletins ».

Étape 10 — Les bulletins

Quelques instants plus tard, le panneau « Bulletins générés » affiche les trois bulletins. Elle les télécharge un par un et les range dans son dossier « Paie 2026-09 ».

Étape 11 — Le paiement

Dans le lot de paiement, elle vérifie les deux paiements par mobile money et le montant « à payer hors PayFlow » pour Mariam. Elle clique sur « Envoyer le lot », ressaisit le total, puis télécharge le fichier de son opérateur dans « Fichiers à déposer ». Elle le dépose sur le portail de l'opérateur, et paie Mariam en espèces.

Étape 12 — Les déclarations et le rapport

• Dans Documents › « Bulletins et pièces », elle télécharge la déclaration récapitulative CNSS et l'état nominatif IUTS. Elle les dépose sur les portails, puis enregistre chaque dépôt dans Paie › « Échéances ».
• Dans Rapports › « Registre des paies », elle télécharge le « Livre de paie (Excel) » de septembre pour son comptable.

26Questions fréquentes

La foire aux questions complète est aussi disponible plus bas, dans Questions fréquentes.

27Glossaire

Sigles

28Support

Support PayFlow

Vous pouvez aussi répondre directement aux e-mails reçus de PayFlow (expéditeur gestion@payflow.expert).

Pour être aidé rapidement, indiquez :

• le nom de votre société ;
• ce que vous vouliez faire, et l'écran concerné ;
• le message exact affiché (une capture d'écran aide beaucoup) ;
• le mois de paie et le matricule du salarié concerné, le cas échéant ;
• la « Référence de l'incident » ou la référence affichée, s'il y en a une.

Annexe — Fonctionnalités non encore disponibles

Les fonctions ci-dessous ne sont pas disponibles à la date de ce guide. Quand une solution de contournement existe, elle est indiquée.