10Importer des employés ou des variables
10.1 Importer des salariés
L'import sert à créer plusieurs salariés d'un coup, ou à changer le poste, le type de contrat ou le salaire de salariés existants.
Où ? Employés › « Salariés » › « Importer depuis Excel ».
Étapes
- Cliquez sur « Télécharger le modèle (Excel) ». Le fichier
modele-salaries.xlsxcontient votre registre actuel, déjà rempli : tous vos salariés, avec leur contrat et leur salaire du jour. - Complétez le fichier :
- nouveau salarié : ajoutez une ligne ;
- salarié existant : modifiez le type de contrat, le poste ou le salaire, et indiquez la date d'effet.
- Déposez le fichier dans « Fichier à déposer (.xlsx ou .csv) ». PayFlow le lit, mais n'enregistre encore rien.
- Relisez le résumé : « … ligne(s) lue(s) : … à créer, … à mettre à jour, … sans changement, … refusée(s) ». Les lignes refusées s'affichent avec leur numéro, le matricule et le motif.
- Si des lignes sont refusées, corrigez-les dans le fichier et redéposez-le : un lot n'est accepté qu'entier.
- Cliquez sur « Accepter le lot ». Le message « Lot accepté : … salarié(s) créé(s), … fiche(s) mise(s) à jour. » confirme l'enregistrement.
Les colonnes du modèle
| Colonne | Règle |
|---|---|
| « Matricule » | Obligatoire. Un matricule déjà connu met la fiche à jour ; un nouveau matricule crée un salarié. |
| « Nom », « Prénom » | Obligatoires sur chaque ligne, y compris pour un salarié existant : laissez ceux du modèle. Pour un salarié existant, ils ne modifient pas la fiche. |
| « Date d'embauche » | Obligatoire sur chaque ligne, comme le nom. Formats acceptés dans Excel : 2026-09-01, 01/09/2026, une cellule de type date… |
| « Type de contrat » | Le modèle l'écrit en anglais : Permanent (CDI), FixedTerm (CDD), Internship (stage). Dans un fichier Excel, vous pouvez aussi écrire CDI, CDD ou Stage. |
| « Poste » | Obligatoire. |
| « Salaire de base (F CFA) » | Un nombre entier, sans centimes. |
| « Date d'effet (mise à jour) » | Pour un salarié existant : la date du changement. Par défaut, le 1er du mois en cours. Elle ne peut pas précéder la date d'embauche, ni le début des conditions en vigueur. |
Erreurs fréquentes
| Motif affiché | Correction |
|---|---|
| « Matricule, nom, prénom et date d'embauche sont obligatoires. » | Complétez la ligne, même pour un salarié existant. |
| « Le matricule … apparaît plusieurs fois dans le fichier. » | Un matricule par ligne. |
| « Date d'embauche illisible … » | Utilisez un format de date accepté (2026-09-01). |
| « Type de contrat inconnu « … ». Attendu : Permanent, FixedTerm, Internship. » | Écrivez Permanent, FixedTerm ou Internship (ou CDI, CDD, Stage dans un fichier Excel ; dans un CSV, « CDI » est refusé). Si la cellule est vide pour un salarié existant, complétez-la ou retirez la ligne. |
| « Le poste est obligatoire pour enregistrer un contrat. » | Indiquez le poste. |
| « Salaire de base illisible ou négatif … » | Un nombre entier positif. |
| « … précède la date d'embauche … » ou « … doit être postérieure au début … » | Corrigez la date d'effet : elle doit suivre les conditions en vigueur. |
| « Rien à faire : le fichier redit ce que les fiches portent déjà. » | Aucune modification détectée : rien n'est à faire. |
10.2 Importer les variables du mois
Si vous avez beaucoup de primes, d'heures supplémentaires ou d'absences à saisir, préparez-les dans un classeur Excel.
Où ? Paie › « Détail du cycle » : ouvrez la période, puis le volet « Ajouter un élément exceptionnel (prime, absence…) », et choisissez « Importer un classeur Excel ».
Étapes
- Cliquez sur « Télécharger le classeur du mois ». Le fichier
variables-AAAA-MM.xlsxcontient une ligne par salarié payable, avec les montants déjà saisis. - Remplissez les colonnes du mois : « Prime », « Heures supplémentaires », « Indemnité de transport », « Indemnité de logement », « Indemnité de fonction », « Indemnité », « Avance sur salaire », « Absence non payée ». Tous les montants sont en francs entiers.
- Déposez le classeur dans « Classeur (.xlsx) ou CSV à déposer ».
- Le message « … ligne(s) entrée(s) dans la paie ; le calcul repart. » confirme l'enregistrement. Les lignes refusées sont indiquées avec leur motif.
Règles du classeur
- une cellule vide ne change rien ;
- 0 retire la variable ;
- toute autre valeur remplace la valeur précédente ;
- seule la première feuille du classeur est lue.
Les raccourcis « Reprendre les primes du mois précédent » et « Appliquer les indemnités du poste » se trouvent au même endroit (chapitre 12.5).