12Préparer une paie

La paie se prépare dans Paie › « Paie du mois ». Les étapes s'affichent en haut de la page : Préparer → Vérifier → Valider.

12.1 Ouvrir la paie du mois

La page s'ouvre d'elle-même sur la paie en cours : la plus récente non validée, sinon la dernière validée.
Le sélecteur « Période » vous permet de revenir sur un autre mois. Chaque mois y apparaît avec son état, par exemple « septembre 2026 — Brouillon ».
Pour ouvrir le mois suivant, cliquez sur « Ouvrir la paie de … ». La date de paiement est fixée au 28 du mois.
Pour un autre mois ou une autre date de paiement, cliquez sur « Ouvrir une autre période » : indiquez l'année, le mois et la date de paiement, puis cliquez sur « Ouvrir une période ».
Si aucune paie n'existe encore, le message « Aucune paie encore ouverte. Ouvrez votre première période pour commencer. » s'affiche.

L'en-tête de la paie indique :

son état ;
une phrase de synthèse, par exemple « Septembre 2026 · brouillon · 3 bulletins · 1 point à régler » ;
les étapes Préparer → Vérifier → Valider.

12.2 Vérifier les salariés inclus

Le tableau « Salariés de la paie » liste tous vos salariés actifs, avec leur poste. Il n'y a rien à sélectionner : tous les salariés payables sont pris automatiquement.

S'il n'y a aucun salarié, le message « Aucun salarié actif : ajoutez d'abord un salarié. » s'affiche, avec le bouton « Ajouter un salarié ».

12.3 Vérifier les salaires de base

La colonne « Salaire de base » reprend le salaire de la fiche de chaque salarié. Si un salaire est faux, corrigez-le par l'import, avec une date d'effet (chapitre 9.6), puis recalculez.

12.4 Saisir les variables du mois

Le volet « Variables du mois » est disponible tant que la paie n'est pas validée. Il est déplié avant le premier calcul ; ensuite, il se replie : cliquez sur son titre pour le rouvrir. La consigne le rappelle : saisissez seulement ce qui change ce mois-ci.

Dans la grille « Variables de paie », choisissez le salarié dans la colonne « Matricule ».
Choisissez le « Composant » : prime, heures supplémentaires, absence…
Saisissez le « Montant (F CFA) », en francs entiers.
Si nécessaire, complétez « Libellé / motif ».
Cliquez sur « Ajouter une ligne » pour la variable suivante.
Cliquez sur « Enregistrer dans la paie ».

Le message « … ligne(s) enregistrée(s) dans la paie, … en erreur. Le calcul repart. » confirme l'enregistrement : PayFlow relance le calcul de lui-même.

Les composants disponibles

Composant	Effet	À savoir
« Heures supplémentaires »	Ajoute au brut	Saisissez le montant des heures, pas leur nombre.
« Prime »	Ajoute au brut
« Indemnité de transport »	Ajoute au brut	Utilisez la ligne dédiée : selon le pays, elle peut bénéficier d'une exonération.
« Indemnité de logement »	Ajoute au brut	Idem.
« Indemnité de fonction »	Ajoute au brut	Idem.
« Indemnité (autre) »	Ajoute au brut	Imposable en totalité. Préférez la ligne dédiée quand elle existe.
« Logement de fonction (avantage en nature) »	Imposable et cotisable, non versé
« Véhicule de fonction (avantage en nature) »	Imposable et cotisable, non versé
« Autre avantage en nature »	Imposable et cotisable, non versé
« Avance sur salaire »	Retenue sur le net	Pour une avance déjà versée.
« Absence non payée »	Réduit le salaire	Saisissez le montant à retirer, pas le nombre de jours.
« Régularisation (à ajouter) »	Ajoute au salaire	Pour corriger un mois déjà validé. Le motif est imprimé sur le bulletin.
« Régularisation (à reprendre) »	Retire du salaire	Idem.
« Autre gain »	Ajoute au brut	Libellé obligatoire. Cochez « Imposable » et « Cotisable » selon le cas.
« Autre retenue »	Retenue	Libellé obligatoire.

Règles à connaître

tous les montants sont en francs entiers, sans centimes ;
un montant n'est jamais négatif : c'est le composant qui dit s'il s'ajoute ou se retire ;
une nouvelle ligne pour le même salarié et le même composant remplace la précédente ;
un montant de 0 retire la variable ;
ce que vous tapez est gardé sur votre appareil, y compris après l'enregistrement ;
la grille ne relit pas les variables enregistrées sur le serveur (par exemple depuis un autre appareil ou par un collègue). Vérifiez-les dans le tableau des résultats (section 12.7).

Lignes refusées

Juste après l'envoi, les lignes refusées s'affichent dans le tableau « Lignes à corriger » de la grille. Elles restent ensuite dans le panneau « Lignes refusées à régler », au-dessus du volet des variables, tant qu'elles ne sont ni corrigées ni écartées. Le panneau reste affiché même si vous repliez le volet, changez d'écran ou rechargez la page. Pour chaque ligne, il indique le « Salarié », le « Matricule », le « Composant », le « Montant (F CFA) » et le « Motif du refus ».

Motifs fréquents :

« Aucun salarié payable ce mois-ci ne porte le matricule … » : vérifiez son contrat et son salaire de base ;
montant négatif (« Le montant ne peut pas être négatif… ») ou illisible (« Montant illisible : … ») ;
« Autre gain » ou « Autre retenue » sans libellé.

Un montant de 0 n'est pas une erreur : il retire la variable (voir « Règles à connaître »). Une ligne refusée avant le 26 septembre 2026 peut encore afficher l'ancien motif « Le montant doit être strictement positif. » : à cette date, un montant de 0 était refusé. Réglez-la comme les autres, selon ce qu'elle devait être.

Pour régler une ligne refusée, deux actions :

« Corriger » : la ligne est reprise dans la grille « Variables de paie ». Corrigez-la (montant, libellé, salarié ou composant), puis cliquez sur « Enregistrer dans la paie ». Une ligne refusée qui est déjà dans la grille s'y corrige directement, de la même façon. La ligne disparaît du panneau et le calcul repart.
« Écarter cette ligne » : après confirmation (« Écarter cette ligne ? Elle ne sera pas prise en compte dans la paie. »), la ligne est retirée du panneau. Elle ne sera pas dans la paie, et l'action est tracée, avec la personne et l'heure.

12.5 Gagner du temps : reprises et import

Ces raccourcis se trouvent dans Paie › « Détail du cycle », dans le volet « Ajouter un élément exceptionnel (prime, absence…) » :

« Reprendre les primes du mois précédent » : recopie les primes du mois dernier, sans écraser une prime déjà saisie ce mois-ci ;
« Appliquer les indemnités du poste » : applique les indemnités réglées par poste (chapitre 20.2) ;
« Importer un classeur Excel » : voir le chapitre 10.2.

12.6 Lancer le calcul

Dans « Paie du mois », cliquez sur « Vérifier la paie » : PayFlow calcule la paie de tous les salariés payables, puis contrôle les résultats. Après l'enregistrement de variables, et après certaines modifications de fiche, le calcul repart aussi de lui-même : le bouton sert à le relancer quand la ligne d'état ne dit pas « Calcul à jour. ».

Le calcul se fait en quelques instants. Les messages « Calcul en file d'attente… », « Calcul en cours… » puis « Calcul terminé. » s'affichent.

Sous le tableau, une ligne indique où en est le calcul :

« Le calcul n'a pas encore tourné… » : cliquez sur « Vérifier la paie » ;
« Des données ont changé depuis le dernier calcul… » : relancez le calcul ;
« Calcul à jour. » : les résultats tiennent compte de tout ce que vous avez saisi.

12.7 Lire les résultats

Après le calcul, le tableau de « Paie du mois » affiche pour chaque salarié :

Colonne	Contenu
« Salarié »	Nom, matricule et poste
« Salaire de base »	Le salaire de base du mois
« Primes et indemnités »	Primes, indemnités, autres gains, régularisations à ajouter
« Heures sup. »	Heures supplémentaires
« Absences »	Absences non payées
« Retenues »	Avances, autres retenues, régularisations à reprendre
« Cotisations et impôts »	Cotisations salariales et impôt sur le salaire
« Net à payer »	Le net à verser

La dernière ligne donne le brut total et le net total.

Les réductions d'impôt (par exemple pour charges de famille) sont déduites de la colonne « Cotisations et impôts » : pour chaque salarié, salaire de base + primes et indemnités + heures sup. − absences − retenues − cotisations et impôts = net à payer.

Voir le détail d'un salarié

L'onglet « Détail du cycle » montre aussi :

les totaux « Brut total », « Cotisations », « Net à payer » et « Charges patronales » ;
le tableau « Résultats par employé », avec les charges patronales de chacun.

Le bouton « Détail » ouvre l'aperçu du bulletin du salarié : chaque rubrique, son type (gain, retenue, charge patronale, abattement, avantage en nature), son explication et son montant.