16Après la validation

16.1 Le panneau « Paie validée »

Après la validation, « Paie du mois » affiche le panneau « Paie validée » : « Cette paie est officielle et immuable… », avec quatre chiffres :

• « Brut total » ;
• « Net à payer » ;
• « Charges patronales » ;
• « Coût employeur ».

Le bloc « Et maintenant » rappelle la suite :

1. payer les salariés avec le lot de paiement ;
2. déposer les déclarations ;
3. consulter les échéances, avec le bouton « Voir les échéances ».

16.2 Les bulletins

Ils sont produits automatiquement après la validation. Leur suivi et leur téléchargement sont expliqués au chapitre 17.

16.3 Les déclarations

Après la validation, PayFlow produit automatiquement les fichiers de déclaration prévus pour votre pays (chapitre 21). L'encart « Déclarations à produire » suit leur fabrication, puis les fichiers se retrouvent dans Documents › « Bulletins et pièces » (chapitre 18).

16.4 Le lot de paiement

Le lot de paiement prépare le versement des salaires aux salariés qui ont des coordonnées de paiement. Il est assemblé automatiquement quelques instants après la validation, si au moins un salarié payé a des coordonnées de paiement. Sinon, aucun lot n'est créé et la page indique « Aucun lot de paiement pour cette paie : le lot est assemblé à la finalisation. » : payez alors vos salariés vous-même.

Ce que vous voyez

• l'état du lot : « Préparé, non envoyé » ou « Envoyé » ;
• le « Total à payer » ;
• le tableau des paiements, salarié par salarié, avec le compte masqué ;
• « À provisionner par canal » : le montant à prévoir sur chaque moyen de paiement (Wave, Orange Money, virement…) ;
• « À payer hors PayFlow » : les salariés sans coordonnées de paiement, que vous paierez vous-même.

Envoyer le lot (propriétaire)

1. Vérifiez le lot.
2. Cliquez sur « Envoyer le lot » et ressaisissez le total en F CFA, pour confirmer.
3. Le lot est alors verrouillé, et les fichiers de paiement sont préparés.
4. Dans « Fichiers à déposer », téléchargez le fichier de chaque canal.
5. Déposez vous-même ces fichiers sur le portail de votre banque ou de votre opérateur de mobile money.

Après le paiement

• « Rapporter les résultats de l'opérateur » : collez ou chargez le retour de votre opérateur, au format matricule;reference;statut;detail.
• La partie « Réconciliation » indique alors les paiements « Payées », « En cours chez le partenaire » et « Refusées ».

16.5 Les échéances

L'onglet Paie › « Échéances » liste vos obligations sociales et fiscales : « Échéances sociales et fiscales de la paie ».

Filtres : l'année (précédente, en cours, suivante) et la case « Afficher les échéances passées ».

Le tableau

Les états

Les actions

• « Télécharger le fichier » : quand le fichier est prêt ;
• « Produire depuis les paies finalisées » : pour une obligation annuelle, comme la DISA en Côte d'Ivoire ;
• « Enregistrer le dépôt » : indiquez la date de dépôt, la référence du portail et une note, puis cliquez sur « Confirmer ». Le message « Dépôt enregistré. » s'affiche.

16.6 Le reste à valider

Si des salariés sous contrat n'avaient pas de salaire de base au 1er du mois, la fenêtre de validation les liste sous « Restent en brouillon, à valider plus tard ». Vous pouvez valider la paie des autres sans attendre.

1. Après la validation, la page indique « … salarié(s) restent à valider : leur salaire de base manque. ».
2. Fixez leur salaire de base (par l'import, chapitre 9.6).
3. Cliquez sur « Ouvrir le reste à valider ».
4. Préparez, vérifiez et validez ce reste comme une paie ordinaire.

Personne n'est payé deux fois : un salarié déjà payé par la paie du mois n'entre jamais dans le reste.