Questions fréquentes
Des réponses courtes ; les renvois mènent au chapitre du guide.
Compte et connexion
Comment créer mon compte ?
Sur le site PayFlow (payflow.expert), cliquez sur « Créer mon compte ». Vous pouvez aussi, dans l'application, cliquer sur « Créer un compte ». Confirmez ensuite votre adresse depuis l'e-mail reçu, de préférence sur l'appareil et dans le navigateur où vous avez créé le compte, puis connectez-vous (chapitre 4).
Je n'ai pas reçu l'e-mail de confirmation.
Regardez dans les indésirables et patientez quelques minutes. L'application ne propose pas de bouton pour renvoyer l'e-mail : s'il n'arrive pas, écrivez au support.
Puis-je me connecter avec Google ?
Oui, avec « Continuer avec Google », à condition de choisir le compte Google qui porte l'adresse de votre inscription. Avec une autre adresse, PayFlow ne trouve pas votre espace.
J'ai oublié mon mot de passe.
Sur l'écran de connexion, saisissez votre adresse, puis cliquez sur « Mot de passe oublié ? ». Ouvrez l'e-mail reçu et choisissez un nouveau mot de passe (chapitre 5).
Mon lien de réinitialisation a expiré ou ne fonctionne plus.
Le lien est à usage unique et valable pendant une durée limitée. Refaites une demande avec « Mot de passe oublié ? » et utilisez le lien du dernier e-mail reçu.
Puis-je ouvrir le lien de réinitialisation sur mon téléphone ?
Oui. Le lien fonctionne sur n'importe quel appareil, même si vous avez fait la demande sur un ordinateur.
Comment changer mon mot de passe ou mon adresse e-mail ?
Pour le mot de passe, utilisez « Mot de passe oublié ? ». Pour l'adresse e-mail, écrivez au support : ce changement ne se fait pas encore depuis l'application.
Pourquoi l'écran « Ouvrir votre espace » s'affiche-t-il ?
Aucune inscription ne correspond à l'adresse avec laquelle vous vous êtes connecté. Reconnectez-vous avec l'adresse de votre inscription, ou inscrivez-vous avec cette adresse.
Puis-je utiliser PayFlow sur téléphone ?
Oui, dans le navigateur. Les espaces Accueil, Paie, Employés et Documents sont en bas de l'écran ; les autres sont dans « Plus ». La préparation de la paie reste plus confortable sur ordinateur.
Existe-t-il une visite de démonstration ?
Pas pour le moment : le bouton « Visiter une société de démonstration » s'affiche, mais la visite n'est pas disponible et le bouton aboutit à un message d'erreur. Écrivez au support pour une présentation.
Entreprise et accès
Puis-je gérer plusieurs entreprises ?
Oui, si chaque société vous a donné un accès. Vous passez de l'une à l'autre avec « Changer de société » ou l'onglet « Mes entreprises ». En libre-service, chaque personne ouvre une société ; pour en gérer davantage, contactez PayFlow.
Mes données sont-elles séparées de celles des autres sociétés ?
Oui. Chaque société est séparée ; vous n'agissez que dans une société à la fois, et les chiffres ne sont jamais additionnés entre sociétés.
Le pays de ma société est faux. Puis-je le changer ?
Non, le pays ne se modifie pas après la création. Écrivez au support.
J'ai invité un collègue, il n'a rien reçu.
C'est normal : PayFlow n'envoie pas encore l'e-mail d'invitation. Prévenez-le vous-même. Il doit se connecter à l'application PayFlow (payflow.expert/app) avec l'adresse invitée ; son accès s'activera à la connexion (chapitre 20.4).
Quels rôles puis-je attribuer ?
- Propriétaire d'entreprise : tous les droits, dont la validation de la paie.
- Gestionnaire de paie : prépare et calcule, mais ne valide pas.
- Auditeur : consultation.
Pourquoi je ne vois pas l'Accueil ?
Le gestionnaire de paie arrive directement sur « Paie du mois » : l'Accueil est réservé au propriétaire et à l'auditeur.
Pourquoi un message dit « Votre rôle ne permet pas cette action » ?
Votre rôle n'a pas ce droit. Certains messages de ce type peuvent aussi apparaître en anglais (« Role … is not permitted… »). Demandez au propriétaire de faire l'action ou de vous donner le rôle adapté.
Salariés
Comment ajouter un nouvel employé ?
Employés › « Salariés » › « Ajouter un salarié ». Pour plusieurs salariés, utilisez l'import Excel (chapitres 9.2 et 10.1).
Comment modifier le salaire ou le poste d'un salarié ?
Par l'import Excel, avec une date d'effet : téléchargez le modèle, modifiez la ligne, déposez le fichier, puis acceptez le lot (chapitre 9.6).
Comment corriger le nom, le matricule ou la date d'embauche d'un salarié ?
Ces informations ne se modifient pas depuis l'écran : écrivez au support.
Que se passe-t-il si un salarié quitte l'entreprise ?
Enregistrez son départ dans sa fiche, partie « Départ », avec son dernier jour de travail (chapitre 9.8 du guide). Parti le dernier jour du mois, il reçoit son bulletin normal de ce mois ; parti en cours de mois, le salaire de ces jours s'établit avec le décompte de fin de contrat. Il ne figure plus dans les paies suivantes. Établissez son certificat de travail et son décompte dans Documents › « Dossier salarié ».
Un salarié embauché le 15 du mois sera-t-il payé ce mois-ci ?
La paie d'un mois prend les salariés sous contrat au 1er du mois : il entrera dans la paie du mois suivant. Pour son premier mois incomplet, rapprochez-vous du support.
Pourquoi la situation de famille est-elle importante ?
Elle détermine la réduction d'impôt pour charges de famille. Sans elle, la paie applique zéro charge de famille, et le bulletin l'indique. Au Mali, la situation au 1er janvier est en plus obligatoire pour valider : PayFlow la reprend quand la situation de famille couvre le 1er janvier ; sinon (embauche en cours d'année, salarié importé), déclarez-la sur la fiche (chapitre 9.4).
Pourquoi un salarié est-il marqué « à payer hors PayFlow » ?
Il n'a pas de coordonnées de paiement. La paie reste valide : vous le paierez vous-même, ou vous renseignez ses coordonnées sur sa fiche.
Paie
Pourquoi ma paie est-elle bloquée ?
Il peut rester un point « Bloquant », le calcul n'est pas à jour, l'essai est terminé, ou votre rôle ne permet pas de valider. La raison s'affiche à côté du bouton « Valider la paie » (chapitre 13).
Que signifie « À vérifier » ?
Un point qui mérite votre attention, mais qui n'empêche pas la validation. Lisez-les tous : même un net à payer négatif ne bloque pas.
Le message « Des données ont changé depuis le dernier calcul » s'affiche.
Vous avez modifié une fiche, une variable ou un paramètre après le calcul. Cliquez de nouveau sur « Vérifier la paie ».
Après « Enregistrer dans la paie », le message indique « … en erreur ».
Les lignes en erreur ne sont pas dans la paie. Elles restent dans le panneau « Lignes refusées à régler », avec le salarié, le composant, le montant et le motif. Cliquez sur « Corriger » pour les reprendre dans la grille, ou sur « Écarter cette ligne » si elles ne devaient pas entrer dans la paie. Tant qu'il en reste, la paie ne peut pas être validée (chapitre 12.4).
Puis-je importer des variables ?
Oui : Paie › « Détail du cycle » › « Ajouter un élément exceptionnel (prime, absence…) » › « Importer un classeur Excel » (chapitre 10.2).
Comment reprendre les primes du mois précédent ?
Même endroit, avec « Reprendre les primes du mois précédent ».
Comment changer de période ?
Avec le sélecteur « Période » de « Paie du mois ». Pour un nouveau mois, cliquez sur « Ouvrir la paie de … » ou sur « Ouvrir une autre période ».
Puis-je modifier une paie validée ?
Non. Corrigez sur la paie suivante, avec « Régularisation (à ajouter) » ou « Régularisation (à reprendre) » et un motif, qui sera imprimé sur le bulletin (chapitre 22.2).
Qui peut valider la paie ?
Le Propriétaire d'entreprise. Aujourd'hui, la validation se fait en une seule étape.
Que signifie « (provisoire) » à côté du barème ?
Le barème de votre pays est en service, mais certaines règles restent en cours de confirmation par PayFlow. En cas de doute sur un montant, écrivez au support.
Que signifie coût employeur ?
Le salaire brut plus les charges patronales : ce que le salarié coûte réellement à l'entreprise.
Quelle différence entre le net et le coût employeur ?
Le net est ce que le salarié reçoit. Le coût employeur est ce que l'entreprise dépense : le brut (qui comprend les cotisations et l'impôt retenus au salarié) plus les charges patronales.
Pourquoi PayFlow demande-t-il certaines informations fiscales ?
Parce que le calcul en dépend. La situation de famille réduit l'impôt ; le taux notifié fixe la cotisation accidents du travail ; au Mali, la CFE et la situation au 1er janvier sont exigées par les règles du pays.
Documents, paiements et déclarations
Où télécharger les bulletins ?
Dans Paie › « Paie du mois », panneau « Bulletins générés », une fois la paie validée (chapitre 17).
Puis-je télécharger tous les bulletins d'un coup, ou les envoyer par e-mail ?
Pas encore : le téléchargement se fait bulletin par bulletin, et l'envoi aux salariés se fait en dehors de PayFlow.
Un bulletin n'est pas généré.
Patientez : la page se met à jour d'elle-même. Si « La génération s'est arrêtée. » s'affiche, le propriétaire clique sur « Relancer la génération ».
PayFlow paie-t-il mes salariés ?
Non. Le lot de paiement prépare les fichiers ; vous les déposez sur le portail de votre banque ou de votre opérateur. « Envoyer le lot » ne transmet rien, même si l'écran parle d'un fichier qui « part à la banque ».
PayFlow déclare-t-il et paie-t-il mes cotisations ?
Non. PayFlow produit les fichiers de déclaration disponibles pour votre pays et suit les échéances ; vous déposez et payez sur les portails. Au Mali, aucune déclaration n'est encore produite : les échéances sont des rappels.
J'ai enregistré un dépôt par erreur dans « Échéances ».
Un dépôt enregistré ne s'annule pas depuis l'écran : écrivez au support.
Abonnement
Combien coûte PayFlow ?
- Essentiel (1 à 10 salariés) : 7 900 F CFA par mois.
- PME (11 à 30 salariés) : 17 900 F CFA par mois.
- Croissance (31 à 100 salariés) : 39 900 F CFA par mois.
- Au-delà de cent salariés, contactez PayFlow.
Comment fonctionne l'essai ?
14 jours et 5 bulletins officiels, dès votre inscription. Pendant et après l'essai, vous pouvez saisir et calculer ; la validation demande un essai en cours avec des bulletins restants, ou un abonnement actif.
Mon abonnement se renouvelle-t-il automatiquement ?
Pas encore : aucun prélèvement automatique n'est mis en place, même si la page Abonnement parle d'un prélèvement mensuel. Pour le renouvellement ou l'arrêt, contactez PayFlow.
Qui peut payer l'abonnement ?
Le Propriétaire d'entreprise : Paramètres › « Abonnement » › « Payer cette formule ».
Mon paiement n'est pas pris en compte.
Écrivez au support avec la preuve de paiement : PayFlow peut activer votre abonnement.
Sécurité et support
PayFlow me prévient-il des changements sur mon compte ?
Oui, par e-mail : changement de mot de passe, changement d'adresse (message envoyé à l'ancienne adresse), et nouveau moyen de connexion.
Je pense que quelqu'un a accédé à mon compte.
Changez immédiatement votre mot de passe avec « Mot de passe oublié ? », puis prévenez PayFlow. Si vous êtes propriétaire, vérifiez les accès dans Paramètres › « Utilisateurs » et l'Historique (chapitre 23).
Pourquoi « Se déconnecter » me déconnecte-t-il partout ?
La déconnexion ferme votre session sur tous vos appareils : reconnectez-vous sur chacun.
Comment contacter le support ?
Par e-mail à gestion@payflow.expert (gestion PayFlow) ou à contact@payflow.expert, ou en répondant à un e-mail reçu de PayFlow. Indiquez votre société, l'écran concerné, le message exact et, s'il y en a une, la référence de l'incident. N'envoyez jamais votre mot de passe.