24Bonnes pratiques de paie

Chaque mois

AVANT la paie

☐ Les nouveaux salariés sont enregistrés, avec leur situation de famille et leurs coordonnées de paiement.
☐ Les départs du mois sont enregistrés dans les fiches des salariés (chapitre 9.8).
☐ Les changements de salaire, de poste ou de contrat sont importés avec leur date d'effet.
☐ Les primes, heures supplémentaires, absences non payées et avances du mois sont rassemblées.
☐ Les informations obligatoires de la société sont à jour (taux notifié ; au Mali : CFE et situation au 1er janvier).

PENDANT la paie

☐ La paie du mois est ouverte, avec la bonne date de paiement.
☐ Les variables sont saisies, sur la bonne ligne.
☐ Le calcul est lancé et « Calcul à jour. » s'affiche.
☐ Tous les points « Bloquant » sont réglés, et chaque point « À vérifier » est lu.
☐ Le contrôle du chapitre 14 est fait.

APRÈS la paie

☐ La paie est validée.
☐ Les bulletins sont générés, téléchargés et remis aux salariés.
☐ Le lot de paiement est vérifié ; les fichiers sont déposés sur le portail de votre banque ou de votre opérateur.
☐ Les déclarations sont téléchargées, déposées sur les portails, et le dépôt est enregistré dans « Échéances ».
☐ Le livre de paie Excel de la paie validée est archivé.

☐ Vérifiez les échéances annuelles dans Paie › « Échéances » (par exemple la DISA en Côte d'Ivoire).
☐ Au Mali : renseignez la situation au 1er janvier de chaque salarié dès le début de l'année.
☐ Faites le point sur les taux qui vous ont été notifiés et mettez à jour l'identité de la société.

Gardez les bulletins PDF, le livre de paie Excel et les déclarations de chaque mois dans un dossier daté.
Les documents produits restent disponibles dans PayFlow, mais une copie chez vous est une sécurité supplémentaire.