9Gérer les employés
La qualité de votre paie dépend de la qualité des fiches. Prenez le temps de les compléter.
9.1 La liste des salariés
Ouvrez Employés › « Salariés ».
- Colonnes : « Matricule », « Nom », « Date d'embauche », « Statut », et les actions.
- Statut : « Actif » (vert), ou « Sorti le … » une fois le départ enregistré dans la fiche (section 9.8).
- Affichage : 25 salariés, puis le bouton « Charger la suite ».
- En haut de la liste :
- Sur chaque ligne : « Ouvrir la fiche », et « Attestation ».
9.2 Ajouter un salarié
- Cliquez sur « Ajouter un salarié ». Un panneau s'ouvre sur le côté.
- Remplissez les quatre parties du formulaire, décrites ci-dessous.
- Cliquez sur « Enregistrer le salarié ».
- Le panneau se ferme et le message « … est enregistré » s'affiche.
Tout ce que vous saisissez s'applique à partir de la date d'embauche.
« La personne »
| Champ | Obligatoire | Précisions |
|---|---|---|
| « Prénom » | oui | |
| « Nom » | oui | |
| « Matricule » | oui | Votre référence interne. Elle doit être unique dans la société. |
| « Date d'embauche » | oui |
« Contrat et salaire »
| Champ | Obligatoire | Précisions |
|---|---|---|
| « Poste » | oui | Par exemple « Comptable », « Serveuse ». Le poste sert aussi aux indemnités par poste (section 9.7). |
| « Type de contrat » | oui (CDI par défaut) | « CDI — durée indéterminée », « CDD — durée déterminée », « Stage ». |
| « Salaire de base mensuel (FCFA) » | oui | En francs entiers, sans centimes : 152 000. |
« Situation de famille »
| Champ | Obligatoire | Précisions |
|---|---|---|
| « Situation matrimoniale » | oui | « Célibataire », « Marié(e) », « Veuf/veuve », « Divorcé(e) ». |
| « Enfants à charge » | oui, même s'il n'y en a aucun | De 0 à 20. Indiquez 0 s'il n'y en a pas. |
La paie se sert de ces informations pour la réduction d'impôt liée aux charges de famille. Sans elles, elle applique zéro charge de famille, et le bulletin l'indique.
« Coordonnées de paiement (facultatif) » : visibles pour le propriétaire et le gestionnaire de paie.
| Champ | Précisions |
|---|---|
| « Mode de paiement » | « Plus tard — payé hors PayFlow pour l'instant » (par défaut), « Mobile money » ou « Virement bancaire ». |
| « Opérateur » ou « Banque » | Par exemple Wave, Orange Money, Moov Money, MTN MoMo, Coris Money, ou le nom de la banque. |
| « Titulaire du compte » | Le nom du titulaire. |
| « Numéro du compte mobile » ou « IBAN ou RIB » | Au moins 8 caractères. Le numéro est enregistré chiffré ; l'écran n'en montre ensuite que les quatre derniers caractères. |
Messages de contrôle possibles
| Message | Que faire |
|---|---|
| « Renseignez le prénom, le nom, le matricule, la date d'embauche et le poste. » | Complétez les champs obligatoires. |
| « Le salaire doit être un nombre entier supérieur à zéro. » | Saisissez un montant sans virgule ni point : 152 000. |
| « Indiquez la situation matrimoniale et le nombre d'enfants à charge (0 si aucun). » | Complétez la situation de famille. |
| « Un salarié porte déjà ce matricule dans cette société : choisissez-en un autre. » | Changez de matricule. |
| « Ce numéro paraît incomplet… » | Vérifiez le numéro sur le document du salarié. Ne le complétez pas au hasard : une coordonnée devinée envoie l'argent ailleurs. |
9.3 La fiche salarié
Dans la liste, cliquez sur « Ouvrir la fiche ». Le bouton « ← Retour à la liste » vous y ramène.
| Partie | Contenu | Modifiable depuis la fiche ? |
|---|---|---|
| En-tête | Nom, matricule, date d'embauche, statut | non |
| « Contrats » | Type de contrat, poste, période d'effet | non (voir section 9.6) |
| « Rémunération de base » | Salaire de base et période d'effet ; les anciennes valeurs restent visibles | non (voir section 9.6) |
| « Situation de famille » | Situation matrimoniale, enfants à charge, période d'effet | oui |
| « Coordonnées de paiement » | Mode, établissement, titulaire, compte masqué, période d'effet | oui (propriétaire et gestionnaire de paie) |
9.4 Déclarer ou modifier la situation de famille
- Ouvrez la fiche du salarié, partie « Situation de famille ».
- Choisissez la « Situation matrimoniale » et le nombre d'« Enfants à charge ».
- Indiquez la date « À partir du » : la date à laquelle la situation change, par exemple la date du mariage ou de la naissance.
- Cliquez sur « Déclarer la situation » pour une première déclaration, ou sur « Enregistrer le changement » pour une mise à jour.
- Le message « Situation enregistrée. » s'affiche.
La situation précédente reste dans l'historique jusqu'à la veille de la nouvelle date. Si la paie du mois était déjà calculée, recalculez-la (chapitre 12).
9.5 Les coordonnées de paiement
Elles servent au lot de paiement (chapitre 16.4). Sans elles, la paie reste valide : le salarié est simplement listé « à payer hors PayFlow ».
- Ouvrez la fiche, partie « Coordonnées de paiement ».
- Choisissez le « Mode de paiement » : « Mobile money » ou « Virement bancaire ».
- Indiquez l'« Opérateur » ou la « Banque », le « Titulaire du compte » et le numéro.
- Indiquez la date « À partir du ».
- Cliquez sur « Enregistrer les coordonnées ». Pour un changement, le bouton s'appelle « Enregistrer les nouvelles coordonnées ».
Le message « Coordonnées enregistrées. Le prochain lot de paiement les utilisera. » confirme l'enregistrement.
9.6 Changer le poste, le type de contrat ou le salaire
Ces changements ne se font pas depuis la fiche : ils passent par l'import Excel (chapitre 10.1), avec une date d'effet.
- Téléchargez le modèle : c'est votre registre des salariés, déjà rempli.
- Sur la ligne du salarié, modifiez le type de contrat, le poste ou le salaire de base.
- Indiquez la date d'effet du changement.
- Déposez le fichier, relisez le résumé, puis acceptez le lot.
La fiche affiche alors la nouvelle valeur à partir de la date d'effet. L'ancienne reste dans l'historique jusqu'à la veille.
9.7 Les indemnités par poste
Si une indemnité dépend du poste (transport, logement, fonction…), réglez-la une fois dans Paramètres › « Établissements », partie « Indemnités par poste » (chapitre 20.2). Elle s'appliquera chaque mois à tous les salariés qui occupent ce poste. Vous n'avez pas à la ressaisir.
9.8 Le départ d'un salarié
Quand un salarié quitte l'entreprise, enregistrez son départ dans sa fiche :
- Ouvrez la fiche du salarié (Employés › « Ouvrir la fiche »).
- Dans la partie « Départ », cliquez sur « Enregistrer le départ ».
- Saisissez son « Dernier jour de travail », aujourd'hui au plus tard : un départ s'enregistre le jour où il prend effet, ou après.
- Lisez ce que cette date change pour la paie, puis cliquez sur « Enregistrer le départ ».
Le salarié apparaît « Sorti le … » dans la liste. Pour la paie :
- parti le dernier jour du mois, il reçoit son bulletin normal de ce mois, puis il ne figure plus dans les paies suivantes ;
- parti en cours de mois, la paie de ce mois ne le comprend pas. Le salaire de ces jours s'établit avec le décompte de fin de contrat, dans Documents › « Dossier salarié » (chapitre 18.3). Au Burkina Faso, PayFlow y propose ce salaire au prorata, sans les retenues (CNSS, IUTS), qu'il ne calcule pas encore pour un mois entamé ; en Côte d'Ivoire et au Mali, les lignes se saisissent.
Les paies déjà validées ne changent pas.
Pour les documents de fin de contrat (certificat de travail, décompte de fin de contrat), utilisez Documents › « Dossier salarié » (chapitre 18.3). Établir ces documents n'enregistre pas le départ : enregistrez-le dans la fiche.
9.9 Délivrer une attestation de travail en un clic
- Dans la liste des salariés, cochez un ou plusieurs salariés, ou cliquez sur « Attestation » sur une ligne.
- Cliquez sur « Attestation pour la sélection ». Le panneau « Attestation de travail en un clic » s'ouvre.
- Indiquez la civilité de chaque personne, le « Nom du signataire » et la « Fonction du signataire » (obligatoires), et « Fait à » (par défaut, la ville de la société).
- Cochez « Mentionner la rémunération brute de la fiche » si vous voulez l'indiquer. C'est le salaire de base de la fiche qui est repris.
- Cliquez sur « Délivrer … attestation(s) », puis sur « Télécharger ». À partir de deux attestations, le bouton « Tout télécharger (zip) » apparaît.
Pour une attestation détaillée (tâches, cachet, signature), utilisez Documents › « Attestations » (chapitre 18.2).
9.10 L'onglet « Absences »
L'onglet « Absences » affiche les demandes d'absence faites par les salariés et permet de les approuver ou de les refuser. Les salariés n'ont pas encore d'accès personnel à PayFlow : cet onglet reste donc vide pour l'instant.
Pour tenir compte d'une absence non payée dans la paie, saisissez-la dans les variables du mois, avec le composant « Absence non payée » et son montant (chapitre 12.4).